Si la respuesta es sí, entonces quédate un momento… Es posible que el tema del registro obligatorio de la jornada, o lo que más comúnmente llamaríamos “la obligación de que todos los empleados de todas las empresas tengan que fichar” te esté dando más de un quebradero de cabeza, sobre todo si gestionas una PYME. Por lo general, las grandes empresas ya contaban con sistemas de registro de la jornada antes de la entrada en vigor de esta normativa, no así las empresas pequeñas, familiares… ni qué decir de las microempresas.
Desde que se comunicó la obligatoriedad de establecer algún sistema de fichaje (y sobre todo, la existencia de sanciones a quien no la cumpliera) ha habido todo un revuelo entorno a las distintas alternativas que las empresas tienen para adoptar esta novedad…y es que la normativa sólo establece que la empresa “ha de adoptar un sistema fiable”. Hasta ahí. Básicamente, debe ser un sistema que garantice la integridad del dato, permita el acceso (que no entrega ni modificación) de los registros a cada empleado, y que dichos registros sean conservados durante, al menos, cuatro años. Estos requisitos pueden cumplirlos una infinidad de sistemas, desde el típico “boli y papel” hasta los más complejos sistemas acceso a instalaciones.
Desde nuestra experiencia como consultores en digitalización de empresas de distintos tamaños, vemos que son las PYMEs las que presentan mayores limitaciones a la hora de adoptar esta medida, y que, por lo general, tienden a optar por un registro manual en papel. Aunque a priori pueda parecer la solución más simple y rápida, es posible que a la larga el hecho de apuntar los horarios de entrada y salida en un registro físico pueda acarrear distintos problemas como el extravío o deterioro del archivo. Además, no garantiza la integridad del dato porque se han podido rellenar los datos en una fecha distinta a la indicada. Más claramente, lo de rellenar los datos justo la semana en la que el auditor avisa de que va a pasarse por la empresa. Si bien es cierto que la normativa permite este tipo de registros, es importante aclarar que existen otras muchas alternativas de rápida, sencilla y asequible adopción que garantizan de forma más fiable el cumplimiento de la normativa. Muchas veces, cuando aparecen las palabras “software informático” se da por sentado que se trata de una solución compleja y/o muy costosa y que por tanto, las PYMEs no son capaces de adoptar… pero nada más lejos de la realidad.
¿Sabías que existen plataformas web y aplicaciones móviles que te permiten realizar este registro sin tener que realizar ninguna instalación? En Oreka IT hemos desarrollado una solución que minimiza los costes de instalación, permite el fichaje de empleados de una forma sencilla y rápida, y que permite al administrador gestionar, modificar o consultar los fichajes de una forma muy intuitiva. ¿Quieres saber cuáles son las funcionalidades básicas que te ofrece?
- Solución en la nube: el almacenamiento del dato se aloja en nuestros servidores, lo que permite que sea accesible 24×7 y que esté correctamente seguro y mantenido. No consume recursos de los sistemas del cliente.
- Adaptación a la imagen corporativa de la empresa cliente.
- Acceso mediante cualquier navegador web a través de una url específica para cada cliente.
- Sistema de roles de entrada al sistema: administrador vs empleado.
- Acceso al sistema mediante usuario y contraseña que garantiza la veracidad del registro.
- Fichaje sólo con un botón: el empleado entra al sistema y ficha directamente. Así de rápido.
- Fichajes desde aplicación móvil integrada para Android/IOs
- Posibilidad de elegir distintos tipos de fichajes (salidas médicas, descansos, permisos, etc.).
- Visualización de los fichajes en forma de calendario, mensual y anual.
- Código de colores para identificar días en los que se han fichado horas de más o de menos.
- Recuento de las horas totales del mes y del año y comparativa con las horas teóricas.
- Sistema de alerta al empleado cuando se modifica o se crea un fichaje asociado al mismo.
- Posibilidad de incorporar geolocalización de fichajes para aquellos empleados que no comienzan o terminan su jornada en el centro de trabajo (especialmente interesante para comerciales, por ejemplo).
- El administrador tiene capacidad para:
- Crear nuevos usuarios
- Modificar fichajes existentes
- Crear fichajes olvidados
- Crear nuevos tipos de fichajes
- Exportar los registros a otras plataformas (p.e. una hoja de Excel)
Además, se trata de una solución con una alta escalabilidad. Permite el desarrollo de funcionalidades a medida que resuelvan necesidades particulares de cada cliente. En este sentido, puede incorporarse un sistema de petición y gestión de vacaciones, bajas, etc.
¿Quieres ver cómo es la herramienta? Te dejamos unas imágenes que muestran algunas de las funcionalidades de la herramienta. También ponemos a tu disposición un videotutorial en el que se enseña la herramienta en vivo, así como un dossier en el que podrás conocer más sobre esta solución y los distintos precios en función del tamaño de la empresa. Porque claramente, tenía que adaptarse a las capacidades de inversión y tamaño de cada empresa.
Además, existe la posibilidad de vincular la app móvil a las empresas que gestionen su personal con tecnología SAP. Puedes saber más sobre esta integración en este webinar.
Si estás interesad@ en ver cómo podrías implementar esta solución en tu empresa o si quieres ampliar la información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
IMÁGENES DE LA HERRAMIENTA
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