Registro de la jornada mediante tablets NFC integrado con SAP SuccessFactors

La gestión eficiente del tiempo de trabajo es una necesidad clave para las organizaciones actuales. No solo permite mejorar la planificación y productividad, sino que también facilita el cumplimiento normativo en materia de registro de jornada. En Oreka IT ya ofrecíamos diferentes soluciones de registro de la jornada, ya fuera para ecosistemas SAP o en tecnología agnóstica, independiente y ágil, En esta ocasión, queremos presentaros una solución que amplía e integra el registro de la jornada con SAP SuccessFactors y su módulo SAP SuccessFactors Time Tracking ofreciendo una solución moderna, centralizada y adaptable a diferentes entornos de trabajo.

La solución propuesta combina dos modalidades de fichaje complementarias: fichaje en remoto mediante la aplicación estándar de SAP SuccessFactors y fichaje presencial en oficina mediante tablets con tarjetas NFC. Este segundo sistema se basa en un desarrollo propio de integración que conecta los dispositivos con SAP SuccessFactors, garantizando que toda la información de presencia se registre en el mismo sistema corporativo.

Fichaje en remoto con la aplicación estándar de SAP SuccessFactors

La aplicación móvil de SAP SuccessFactors permite a los empleados registrar su jornada laboral desde cualquier lugar. Esta funcionalidad forma parte del ecosistema de Time Tracking y está diseñada para simplificar el registro del tiempo de trabajo en entornos de movilidad o trabajo híbrido.

Entre las funcionalidades principales de la aplicación se encuentran:

• Registro de entrada y salida en tiempo real, permitiendo iniciar o finalizar la jornada desde el dispositivo móvil.
• Gestión de descansos, donde los empleados pueden registrar pausas durante su jornada laboral.
• Consulta de hojas de horas, que permite revisar los fichajes y horarios registrados.
• Notificaciones y recordatorios, para evitar olvidos al registrar el tiempo de trabajo.
• Integración directa con el módulo de Time Tracking, asegurando que los datos queden reflejados inmediatamente en el sistema.
• Soporte de geolocalización: Opción para capturar la ubicación en el momento de fichar entrada/salida.

Gracias a estas capacidades, los empleados que trabajan en remoto, en movilidad o en modelos híbridos pueden registrar su jornada de forma sencilla y segura, manteniendo siempre la información sincronizada con la plataforma de gestión del tiempo.

Fuente: SAP

Fichaje en oficina mediante tablets y tarjetas NFC: el valor añadido de Oreka IT

Para los entornos de trabajo presenciales, nuestra solución incorpora un sistema de fichaje basado en tablets y tarjetas NFC. Cada empleado dispone de una tarjeta asociada a su usuario en SuccessFactors. Al acercar la tarjeta al lector NFC de la tablet, el sistema registra automáticamente el fichaje.

El proceso es rápido e intuitivo: la tablet lee el identificador de la tarjeta, registra la hora exacta y envía la información al sistema de control de tiempo. Posteriormente, estos datos se sincronizan con SAP SuccessFactors Time Tracking mediante un sistema de integración desarrollado específicamente para esta solución.

Este método permite agilizar el proceso de fichaje, evitar errores manuales y mejorar la experiencia de usuario en entornos con alto volumen de empleados.

Características del fichaje mediante tablet

La aplicación instalada en las tablets ha sido diseñada para ofrecer una experiencia de uso sencilla y adaptable a las necesidades de cada organización.

Entre sus principales características destacan:

• Interfaz con fecha y hora en tiempo real, visible en todo momento para que el empleado confirme el momento exacto del fichaje.
• Interfaz personalizada, adaptada a la identidad visual y a los procesos de la empresa.
• Selección de motivos de absentismo, que permite registrar incidencias o ausencias justificadas.
• Soporte multidioma, ideal para organizaciones con presencia internacional.
• Identificación de la oficina mediante la IP del dispositivo, lo que permite conocer desde qué ubicación se ha realizado el fichaje.
• Conexiones periódicas al servidor, que envían los registros almacenados para su procesamiento e integración con el sistema central.

Estas funcionalidades garantizan un sistema de fichaje robusto, adaptable y fácil de utilizar para los empleados.

Integración con SuccessFactors

La integración entre las tablets y SAP SuccessFactors se basa en una arquitectura de comunicación segura mediante APIs estándar.

El flujo de funcionamiento sería el siguiente:

1. El sistema realiza una llamada a SAP Success Factors para que, a partir del identificador de la tarjeta de fichaje, se obtenga el ID de empleado.
2. Cuando un empleado acerca su tarjeta a la tablet, el dispositivo registra el ID de la tarjeta y la hora exacta del fichaje.
3. Envío del fichaje a SAP SuccessFactors mediante API pasándole el marcaje y el user id.

De forma paralela, los empleados que utilicen la aplicación móvil de SuccessFactors para fichar en remoto podrán seguir realizando los fichajes en tiempo real sin intervenir. Es decir, son sistemas que conviven y se complementan.

Valor añadido del desarrollo de integración

El principal valor diferencial de la solución de Oreka IT reside en el desarrollo e integración realizados para conectar el sistema de tablets con SAP SuccessFactors, otorgando así agilidad y funcionalidad adicional al módulo de SAP.

Gracias a esta integración, las empresas pueden combinar un sistema de fichaje físico sencillo con las capacidades avanzadas de gestión del tiempo de SAP SuccessFactors, centralizando toda la información de presencia en una única plataforma y facilitando la gestión del tiempo en entornos de trabajo híbridos.

Además, recuerda que, si tu empresa ya es usuaria de SAP SuccessFactors, La Autenticación Básica Desaparece y todas las organizaciones deberán migrar obligatoriamente a SAP Cloud Identity Services (IAS) para garantizar el acceso seguro a SuccessFactors y la continuidad de sus integraciones. Puedes saber más en este artículo.

Si necesitas registrar la jornada de los empleados en tu empresa SAP SuccessFactors Time Tracking es una solución centralizada y adaptable a diferentes entornos de trabajo. Contáctanos para poder evaluar la situación de tu organización y ofrecerte la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

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