ELOISE
Automatizador de facturas recibidas

Debido a la normativa de Facturación Electrónica B2B en España, el siguiente artículo expone la estrategia a seguir desde Oreka IT centrándonos en las facturas recibidas.

El objetivo central del regulador es garantizar el cobro efectivo en los plazos legales, aportar máxima transparencia a las transacciones mercantiles privadas y eliminar los costes e ineficiencias derivados de la gestión en papel o en formatos no estructurados.

Actualmente se encuentran las siguientes fechas dentro del calendario oficial de implantación y dependiendo del tamaño de la empresa.

• Octubre 2026: Orden Ministerial en vigor. Inicia el cómputo oficial de los plazos de adaptación transitorios previstos en el reglamento.
• Octubre 2027: Obligación para empresas con facturación superior a 8 M€ (plazo de 12 meses). Durante el primer año de aplicación, las grandes empresas deben enviar también el documento legible en formato PDF al cliente de forma conjunta con el archivo estructurado XML/UBL
• Octubre 2028: Obligación para el resto de las empresas y trabajadores autónomos (plazo de 24 meses)

Si bien la facturación electrónica afecta a facturas enviadas y recibidas, desde Oreka IT hemos diseñado un proceso centrado en la automatización de facturas recibidas que aporta valor al negocio , simplificando y automatizando las tareas diarias. Por eso mismo nace ELOISE (Electronic Oreka Invoice SAP Extension).

Claves normativas

Estas son las claves en las que Oreka IT ha trabajado con el fin de desarrollar un producto para el cumplimiento completo de la normativa pese a que hay puntos no cerrados completamente por el regulador:

• Formato UBL verificado; UBL (EN 16931) reducido en la solución pública, también para la copia fiel. Se admitirán algunos campos opcionales.
• Contenido: la solución pública no admite anexos directos en el fichero, pero se puede incluir en el UBL la URL del PDF de la factura.
• Pago y vencimiento​: Se informa el pago total, no los pagos parciales.
• Tres flujos​: La factura electrónica tiene tres flujos, frente a uno solo en el SII.
• Autofactura: requiere apoderamiento para emitir en nombre del cliente. La SPFE controla que existe; ese control no salta con plataforma privada.
• Ámbito: Los NIF no establecidos también deben informar por factura electrónica. Habrá una herramienta de consulta asistida. Aquellas entidades extranjeras que operen en territorio español a efectos del IVA deberán adaptarse a la norma, lo que exige revisar la base instalada de proveedores internacionales.
• Convivencia normativa: Verifactu es otra obligación. La información se duplicará de forma transitoria (SII o TicketBAI + factura electrónica).
• País Vasco y competencias​: La orden prevé colaboración con las administraciones forales sobre una plataforma única de información.

Es importante recordar que Verifactu y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes y con requisitos propios. Mientras Verifactu regula los sistemas de facturación, la Ley Crea y Crece regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y autónomos.

ELOISE: enfoque, Filosofía y Propuesta de Valor

La factura electrónica no es solo un formato de archivo, sino un ciclo de vida completo con estados y eventos asociados. Con este enfoque, Oreka IT ha desarrollado ELOISE, una solución que simplifica y automatiza la gestión de facturas recibidas, aportando valor especialmente en los procesos de recepción y pago.

El reto de ELOISE no es sustituir estos sistemas, sino que todos compartan la misma visión de la factura como son los estados, los datos, la trazabilidad y por último las evidencias. Muchas empresas cuentan con sistemas heterogéneos de gestión documental, portales de proveedores o módulos de tesorería descentralizados. ELOISE actúa como la capa unificadora en SAP BTP (Business Technology Platform) que conecta todos estos hilos dispersos, garantizando que el documento contable tenga una única “fuente de la verdad” dentro de SAP.

ELOISE es la respuesta directa, es decir, resuelve lo mismo (recepción de PDF y XML) pero de forma nativa en SAP y sin plataformas adicionales a licenciar. A diferencia de otras alternativas del mercado que imponen la suscripción a softwares propietarios externos, portales web fuera de SAP o complejas herramientas de digitalización con licencias por usuario o por volumen de facturas, ELOISE se ejecuta sobre la propia plataforma en la nube de SAP, aprovechando la inversión tecnológica del cliente y manteniendo los datos dentro del entorno SAP.

ELOISE está pensado para empresas con alto volumen de facturas recibidas y sin VIM (Vendor Invoice Management) ni herramienta de captura. Para el resto de los clientes Oreka IT desarrolla también la solución para que puedan cumplir con la normativa, pero adaptada al coste que pueden invertir estas. Para empresas con volúmenes significativos de facturas que consideran que SAP VIM o SAP Central Invoice Management implican un coste de licenciamiento desproporcionado o tiempos de implantación superiores a los seis meses, ELOISE ofrece una alternativa ligera, potente, de despliegue rápido y perfectamente alineada con la estrategia tecnológica de SAP.

Arquitectura Técnica de ELOISE

El éxito técnico de ELOISE radica en su diseño arquitectónico avanzado sobre SAP BTP

• Mapeo Unificado de Entradas: Diariamente, las empresas reciben facturas en multitud de canales y formatos. ELOISE captura estas entradas y normaliza los datos
• Desacoplamiento de la Lógica de Negocio: Al mapear la factura a una estructura canónica, la lógica de contabilización, verificación de NIF, validación de retenciones de IRPF y comprobación de pedidos deja de depender del formato de origen.
• Integración con el Extensibility Framework de SAP: ELOISE respeta las directrices del principio “Clean Core” promovido por SAP para S/4HANA Cloud (Public y Private Edition) y SAP ECC. Las extensiones se ejecutan side-by-side en SAP BTP, conectando con las API estándar y llamadas RFC de SAP sin modificar el código estándar
• Casado Automático contra Pedido (MM) y Contabilización Directa (FI): ELOISE analiza la cabecera y posiciones, realizando una triple comprobación (3-way matching) entre el pedido de compra (PO), la entrada de mercancías (MIGO/GR) y el importe facturado. Si los márgenes de tolerancia se cumplen, la factura se contabiliza automáticamente en la transacción MIRO / FB60, generando el número de documento SAP e identificando las retenciones aplicables.

La principal diferenciación de ELOISE es la contabilización automática de las facturas recibidas. Además de gestionar la recepción de documentos PDF y XML, valida la información y registra la factura en SAP cuando se cumplen las reglas definidas, reduciendo significativamente las tareas manuales del usuario

Flujos B2B en DRC: emitida y recibida​

En los flujos de la factura electrónica B2B presentados por SAP, se diferencian claramente la vertiente de emisión y la de recepción. A continuación se analiza detalladamente cómo interactúan los componentes estándar de SAP y dónde se ubica la solución de Oreka IT.

Como se puede observar, SAP resuelve toda la conexión con la AEAT, pero la verificación y contabilización de la factura recibida (recuadro rosa) depende de VIM, CIM o Business Network, productos con licencia adicional.

Es el espacio natural de ELOISE: la primera base de desarrollo de SAP es la conexión directa con la plataforma pública, y la recepción es donde el proceso se complica.​

ELOISE (Electronic Oreka Invoice SAP Extension) elimina esa barrera económica y técnica. Al tomar el eDocument recibido descargado por DRC o al capturarlo directamente de los canales habilitados, ELOISE ejecuta las reglas de verificación, automatiza la propuesta de contabilización y gestiona los estados de aceptación o rechazo directamente dentro de un cockpit de gestión amigable para el departamento de Cuentas por Pagar.

Si estas interesado en facturación electrónica no dudes en ponerte en contacto con el departamento comercial de Oreka IT para implantarlo en vuestro sistema. Además, puedes solicitar una demo en donde podrás observar como Oreka IT ha explotado la normativa de facturación electrónica para automatizar procesos.

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