En artículos anteriores comentábamos los principales módulos de SuccessFactors y las diferentes posibilidades de integración con los sistemas SAP ERP HCM. En esta entrega comentaremos el proceso funcional de la contratación de personal en SAP HCM ERP y la integración sincronizada con el módulo de SAP SF Recruiting.
El funcionamiento funcional, en este caso práctico, es bastante sencillo. A continuación, se resumen los pasos que los usuarios de Recursos Humanos, ‘Recruiters’ y jefes de equipo deberían llevar a cabo para completar el proceso de contratación:
Primer Paso: Desde la PPOME creamos una nueva posición con vacante.
Una vez creada dicha posición, el infotipo 1107 que corresponde a la solicitud de contratación de SF se rellena automáticamente con un status de contratación para la solicitud de contratación igual a ‘to be created’.
El ID de la plantilla de la solicitud de contratación se obtiene de la plantilla en SF – Provisioning.
Segundo Paso: Para ello, necesitaremos ejecutar el report o programa estándar: HRSFI_RCT_TRG_JOBREQ
Este programa realiza las siguientes acciones:
- Lee los campos del infotipo 1107 -SAP SF Job Requisition para las posiciones.
- Ejecuta la creación de Solicitudes de contratación en SF y transfiere los datos.
Ahora, si entramos en la PPOME de nuevo y buscamos nuestra posición que hemos creado en el paso 1, veremos cómo nuestro estatus para la posición ha cambiado de ‘to be created’ a ‘created’.
Tercer Paso: Transferencia de datos en SF.
Vemos que en SAP SF se ha creado la posición y la correspondiente Solicitud de contratación donde deberemos rellenar los campos que no se hayan transportado de SAP HCM a SAP SF y, desde donde deberemos, también aprobarla.
En SF, se llevan a cabo las diferentes acciones de usuario como la solicitud de las vacantes por parte de los candidatos internos o externos, la realización de las entrevistas, el envío de las ofertas y la aceptación de las mismas. También, son los usuarios de recursos humanos quienes deberán mover al candidato por el pipeline hasta el paso ‘SendToSap’ cuando el candidato haya aceptado la oferta que la empresa le ha ‘puesto sobre la mesa’.
Cuarto Paso: Transferencia de datos en SF.
Ya tenemos nuestro candidato a punto de ser contratado, ahora, queremos enviar los datos del candidato y de la posición de vuelta a nuestro sistema SAP ERP HCM on-premise. Para ello, ejecutamos el siguiente report: SFI_RCT_DATA_IMP donde indicaremos el SF Ad Hoc Report que creamos anteriormente en SF y el field Set.
Ahora, si volvemos a SF, veremos cómo ha cambiado el Status de nuestro candidato de ‘SendToSap’ A ‘TransferredToSap’.
Sexto Paso: Contratación del empleado en SAP HCM.
Por último, tendremos que ejecutar la medida de contratación en nuestro sistema SAP HCM On-Premise. Para ello, ejecutamos nuestro report: HRSFI_RCT_HIRE desde donde Indicamos la agrupación de países MOLGA y la medida de personal de contratación. Una vez ejecutado el report en cuestión, se lanza la medida de contratación igual que si la ejecutásemos por la PA40. Una vez terminado el proceso de alta, el empleado aparece dado de alta en SAP HCM y en SAP SF.
Este escenario contempla un proceso de contratación iniciado desde el módulo de OM en SAP HCM R3 para continuarlo desde el módulo de recruiting en SAP SuccessFactors y, finalmente concluirlo en el sistema On-Premise iniciando una medida de contratación para darle de alta en ambos sistemas, el On-Premise y el Cloud. Sin embargo, hemos vistos en anteriores artículos, como configurar escenarios parecidos de diferente forma.
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