El control del presupuesto asignado ha sido desde los inicios de los sistemas ERP, es un tema que ha generado especial interés por la creciente complejidad de las estructuras presupuestarias de las compañías.
Hoy en día, dentro del mundo SAP, solamente algunos de los objetos CO tienen disponible alguna herramienta que de la opción de controlar el presupuesto, como pueden ser las ordenes internas o los elementos WBS dentro del submódulo de PS.
Sin embargo, no hay ninguna forma de establecer limites de gasto para otros objetos muy utilizados en el modulo de CO, como los elementos de coste o los centros de coste.
Este hecho puede ser una gran limitación para cierto tipo de empresas que, por la razón que sea, están obligados a llevar un mayor detalle del control de gastos necesitando para ello una estructura presupuestaria más estricta.
Con el objetivo de satisfacer esta necesidad se creó la herramienta de SAP Budget Control System, más conocido por sus siglas BCS. Esta herramienta se sitúa dentro del módulo de Public Sector Management – Funds Management. Con ella, seremos capaces de diferenciar entre distintas fuentes de financiación que tenga la empresa mediante fondos, asignar cada fondo para cubrir distintos tipos de necesidades e implementar los límites mediante los controles de disponibilidad.
Estructura presupuestaria
Para poder personalizar la estructura presupuestaria a las necesidades particulares de cada compañía, SAP ofrece los siguientes objetos de FM:
- Fondo: Se utiliza para diferenciar las fuentes de financiación de la compañía (fuentes gubernamentales, privadas…)
- Centro Gestor o CeGe: Normalmente se dividen en unidades organizativas dentro de la compañía (departamentos, áreas de responsabilidad, centros de coste…)
- Área Funcional: Si se requiere más detalle, se pueden utilizar las áreas funcionales para relacionarlos con subdivisiones de la compañía (divisiones de FI…)
- Posición Presupuestaria o PosPre: Este agrupamiento funcional se utiliza para representar una o varias cuentas contables de FI.
- Proyecto Presupuestario: Suelen utilizarse para proyectos limitados en el tiempo, de la misma forma que las órdenes o los elementos WBS.
Cabe destacar que los objetos de Centro Gestor y Posición Presupuestaria son obligatorios, mientras que la utilización del resto dependen de los ajustes que se quieran hacer en el sistema.
Control de disponibilidad
Una vez tengamos la estructura creada utilizando los objetos necesarios para ello, se relacionarán los objetos financieros a los objetos de FM. Para ello, hay una transacción que sobresale por encima del resto: FMDERIVE (FMDERIVER para el mantenimiento de reglas por parte de usuarios).
Con esta transacción, muy similar a otras de creación de derivaciones de SAP como la KEDR de Derivaciones de CO-PA, por ejemplo, se especifica de qué parte de la estructura presupuestaria se tiene que consumir presupuesto, si es que dispone de suficiente, partiendo de la información recibida de objetos FI y CO. Por ejemplo, la siguiente regla se fijará en la sociedad FI, en la cuenta contable y la fecha de contabilización del documento para derivar una determinada posición presupuestaria:
De esta forma relacionamos la estructura presupuestaria de FM con los módulos de FI y CO, de tal forma que el sistema sepa en cada momento de que posición de la estructura presupuestaria tiene que controlar la disponibilidad.
En el caso de que no hubiera suficiente presupuesto saltaría un error de falta de presupuesto y se tendría que realizar alguna acción adicional como añadir un suplemento o traspasar presupuesto de otra posición. Por ejemplo, si intentamos contabilizar cualquier coste de una combinación de objetos FM sin el presupuesto suficiente nos daría el siguiente error:
Esperamos que este artículo te haya ayudado a conocer un poco más la función del sistema de control de presupuestos de SAP. Puedes dejarnos tus preguntas aquí abajo o ponerte en contacto con nosotros si estás interesado en conocer más en detalle todas las funcionalidades que nos ofrece SAP FM-BCS.
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