En un gran número de Organizaciones, la Comunicación Bancaria de las Facturas a Pagar a Proveedores y Recibos a Cobrar a Clientes se realiza mediante procesos manuales.

Periódicamente, personal del Departamento de Tesorería debe dedicar su tiempo a descargar Ficheros de Cobros y Pagos de SAP, para después volverlos a cargar en la Plataforma Web de cada Entidad Bancaria, o mandarlo por e-mail al Gestor del Banco, e incluso, entregarlo en Oficina en soporte físico. Una práctica que, además de consumir tiempo, entraña riesgos debido a la exposición de ficheros bancarios a manipulaciones manuales.

SAP Bank Communication Management (BCM) es la herramienta standard de SAP para una Comunicación Bancaria Automática, Centralizada y Controlada:

• Automática: se suprimen las acciones manuales a realizar sobre el Fichero. Además, de esta manera el riesgo por manipulación del Fichero es inexistente.
• Centralizada: se unifican los criterios y canales de comunicación bancaria una única pasarela de pagos.
• Controlada: además, SAP BCM permite incluir flujos para personas responsables que deberán autorizar el envío definitivo del Fichero de Pago al Banco.

Flujo de Comunicación Bancaria en BCM

Los pasos del proceso de Comunicación Bancaria en BCM son los siguientes:

1. Una vez generadas las facturas de Compras y Ventas, se ejecuta el Programa de Pagos a través de la transacción F110 para que recoja todas las facturas de clientes y proveedores que tenemos que pagar vía transferencia o cobrar vía giro de recibos.

La implantación de SAP BCM no excluye la Ejecución del Programa de Pagos

2. Generamos los lotes de pagos/cobros en BCM a través de la transacción FBPM1 en base a unas reglas definidas previamente por parte de la organización

3. Accedemos al monitor de aprobación (BNK_APP), donde tenemos aquellos lotes pendientes de autorizar por nuestra parte

Desde este monitor se ejecutan las acciones de autorización para la liberación del pago, desde el cual podemos realizar las siguientes acciones:

• Aprobar
• Rechazar
• Volver a presentar

Todas las acciones pueden ser tanto para un lote completo como para cada una de las facturas que componen los lotes.

Cabe destacar que se pueden establecer varios niveles de autorización pudiendo ser una firma única, firma mancomunada o firma solidaria.

4. Para cada acción dentro del proceso de autorización, el sistema nos pedirá una firma digital para autenticar la identidad.

5. Una vez finalizado el Flujo de aprobación es cuando se genera el fichero que posteriormente se enviará al banco de manera automática.

Esto dota de seguridad al proceso y se elimina el riesgo por manipulación de ficheros, ya que el medio de pago se genera finalizadas las aprobaciones y este es transferido de manera automática

6. Para finalizar, recibiremos la respuesta del banco sobre si los pagos/cobros enviados en el fichero se han procesado correctamente o no.

Monitor de SAP BCM

Desde la transacción BNK_MONI podemos llevar un seguimiento de todos los lotes generados en SAP BCM.

Desde este monitor, podemos obtener la siguiente información:

• Vemos en qué punto del proceso de autorización se encuentra cada lote
• Los pagos/cobros que conforman el lote
• Las reglas que se han aplicado al tratar ese lote
• Quien(es) es el usuario/usuarios que deben autorizar el lote
• El historial de status del lote y quienes han sido los usuarios autorizadores
• El fichero generado que será enviado al banco automáticamente

En definitiva, mediante SAP BCM, podemos evitar cualquier proceso manual a la hora de gestionar los pagos y cobros con los intervinientes de nuestra organización.

Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda para conocer un poco más SAP BCM. Puedes dejarnos tus preguntas en comentarios o ponerte en contacto con nuestro equipo de SAP Finanzas & Controlling si estás interesad@ en esta solución.

Área SAP Finanzas & Controlling