La consultora tecnológica Oreka IT explica cómo ha acompañado a Cinfa en el proceso de transformación digital, a través del cambio de su plataforma de formación. Acometiendo un nuevo proyecto de implantación basado en SAP SuccessFactors EC (Employee Central) & VLMS (Validated Learning Management System).
El reto
Uno de los primeros pasos en el proceso de transformación digital en el área de Recursos Humanos pasa por sustituir la actual plataforma de formación, con el objetivo de encontrar una solución que permita situar al empleado en el centro de la organización y satisfacer sus necesidades de desarrollo, potenciando su compromiso.
Las empresas reguladas como las farmacéuticas tienen dificultades para adoptar soluciones de aprendizaje debido a la necesidad de cumplir con gran variedad de requisitos y buenas prácticas, generalmente conocidos como GxP.
Para cumplir con los principios y objetivos de GxP, las empresas deben documentar los pasos que toman para cumplir con estas pautas, conocidas como proceso de validación.
La validación se define como “establecer evidencia documentada que proporciona un alto grado de seguridad de que un proceso específico producirá de manera consistente un producto que cumpla con sus especificaciones predeterminadas y atributos de calidad”
El proceso de validación se divide en tres fases:
- Installation Qualification: Demuestra que el sistema cumple con todas las especificaciones y está instalado correctamente
- Operational Qualification: Demuestra que el sistema y los procesos funcionan correctamente
- Performance Qualification: Demuestra que el sistema y los procesos se comportan según lo previsto, de manera constante y a lo largo del tiempo
La solución de SuccessFactors encaja perfectamente en las necesidades requeridas por Cinfa, tanto en una primera fase con la implementación de EC y VLMS, como para la futura digitalización de otros procesos de negocio relacionados con el talento de sus empleados. Además, al tratarse de software validado nos facilita cada una de las fases de la validación. La primera fase de instalación está certificada por SAP. Y en las dos fases posteriores nos facilita un kit de herramientas para la validación simplificando este proceso.
La solución
Este software en la nube permite una mejor experiencia de usuario y una mayor autonomía para la formación, permitiendo a los profesionales de Cinfa acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo y lugar del mundo. Además, cuenta con acceso corporativo seguro mediante la integración con los Servicios Federados de su Directorio Activo. Adicionalmente todos los data centers de SuccessFactors están certificados a nivel de privacidad y seguridad del dato (ISO27001, ISO9001 y PCI-DSS).
En el caso de Cinfa se habilita la integración de su gestor de contenido con VLMS para la transferencia vía SCORM del contenido de formación, concretamente este contenido hace referencia a los distintos Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) que son utilizados para asegurar los métodos que deben aplicarse en un entorno regulado. Este contenido, junto con el contenido que se crea en la propia plataforma VLMS pasa a formar parte de los itinerarios formativos tras un proceso de aprobación desarrollado a medida. Finalmente, una vez el itinerario es aprobado se realiza una asignación automática de contenido al alumno en base a su puesto de formación.
La herramienta facilita el seguimiento formativo en tiempo real de cada uno de los profesionales del grupo, permitiendo una monitorización más efectiva a cada uno de los responsables involucrados en el proceso.
Por otra parte, de cara a disponer de un maestro de empleados centralizado en el que se puedan apoyar todas las opciones de talento disponibles en la herramienta se hablita la integración de S/4HANA con EC para la transferencia de empleados.
Beneficios
Con la implantación por parte de Oreka IT de la plataforma de formación SAP SuccessFactors VLMS, Cinfa consigue:
- Una formación eficaz y de calidad para todos sus empleados
- Un proceso de formación inicial y continuo para asegurar la fabricación de medicamentos seguros
- Personal formado en la última versión de los procedimientos
- Formación y entrenamiento asociado a cada empleado
- Cambios de contenido notificados por e-mail
Al tratarse de una plataforma de formación en un entorno regulado, además de gestionar los datos de formativos, es importante destacar:
- El sistema de aprendizaje: debe funcionar como se espera, producir resultados consistentes y cumplir el propósito previsto.
- Actualizaciones del sistema: programa de actualización diferente al de un sistema LMS normal.
- Procesos auditables: los registros oficiales cumplen con estrictos procesos de auditoría, incluido el almacenamiento y completitud de la formación.
- Documentar la capacitación, educación y experiencia del personal: Acreditando que su personal tiene la combinación adecuada de capacitación y experiencia para realizar los trabajos asignados.
