Cockpit de Gestión de facturas manuales FI en SAP

1. Crear la Factura: Utilizando transacciones como FB70, FB60 o FB01, se crea la factura. Este paso requiere ingresar todos los datos relevantes de la factura manualmente.

2. Generar y Visualizar el Documento Contable: Una vez creada la factura, se utiliza la transacción FB03 para generar y visualizar su documento contable.

3. Generar la Correspondencia: Desde la transacción FB03, se genera la correspondencia asociada a la factura. Este paso es necesario para posteriormente poder enviar la factura al cliente.

4. Visualizar y Descargar la Correspondencia: Utilizando la transacción F.64, se visualiza la correspondencia generada y se puede imprimir o descargar en formato PDF. Este archivo será el que se enviará al cliente.

5. Enviar la Correspondencia por Correo Electrónico: Se debe abrir el correo electrónico, redactar un mensaje, adjuntar el archivo PDF de la correspondencia y buscar y seleccionar la dirección de correo electrónico del cliente.

Este proceso es bastante largo y complejo, involucrando múltiples transacciones y pasos manuales que consume tiempo e incrementa el riesgo de errores.

¿En qué consiste el nuevo cockpit?

Para agilizar y automatizar este proceso, el cockpit de gestión de facturas manuales FI es una herramienta que permite la gestión centralizada de archivos relacionados con facturas. Este sistema se encarga de cargar, visualizar y operar sobre los archivos de manera eficiente y organizada.

1. Carga de Archivos: El monitor se adapta a las necesidades de cada empresa permitiendo cargar facturas en cualquier formato, como CSV, XML, y más. Estos archivos pueden contener datos esenciales como importes, fechas de emisión y la sociedad correspondiente. Además, el monitor no se limita solo a facturas importadas. También puede manejar facturas generadas manualmente en SAP a través de transacciones como FB70 y FB01, entre otras. Esta flexibilidad asegura que todas las facturas, independientemente de cómo se generen, puedan ser gestionadas de manera eficiente y centralizada.

2. Visualización de Archivos Cargados: Una vez cargadas las facturas, el monitor permite visualizarlas y operar sobre ellas directamente desde una interfaz unificada. Esto proporciona una vista general completa de todas las facturas, permitiendo una gestión más efectiva y rápida de los documentos.

Operaciones Disponibles en el Monitor

Con cada factura cargada, el monitor, que tendrá el aspecto que se muestra en la siguiente imagen, permite realizar diversas operaciones para gestionar las facturas de manera más eficiente:

1. Contabilizar Documento: Pulsando sobre “Contabilizar documento”, se crea el documento contable en SAP de la factura seleccionada. El monitor utiliza funcionalidades estándar de SAP, como la BAPI estándar de contabilización, por lo que los errores se gestionan de la misma manera que hasta ahora, garantizando una transición que asegura que cualquier error en la creación del documento contable se maneje de la misma manera que el sistema ya conoce, asegurando una integración perfecta con los procesos existentes.

2. Navegabilidad al documento contabilizado Al hacer doble clic sobre el número de documento contable generado automáticamente en el paso anterior, se puede navegar directamente al documento contabilizado y visualizarlo como si se accediera desde la transacción FB03 en SAP.

3. Visualizar Correspondencia a enviar a cliente: Genera y muestra la imagen de la factura en formato PDF, facilitando la revisión y verificación de las facturas y proporcionando una versión digital.

4. Enviar Correspondencia a cliente: Al clicar sobre el botón de enviar correspondencia, el cockpit permite enviar automáticamente la correspondencia por correo electrónico al cliente. El correo se enviará a la dirección de correo electrónico indicada en el maestro de clientes o a otra dirección preferida, eliminando la necesidad de buscar manualmente dicha información. Además, el texto del email se redactará automáticamente según las preferencias configuradas y contendrá adjunto el PDF de la factura generada en el paso anterior.

5. Gestión de estatus general: El monitor no solo permite la carga y operación sobre facturas, sino que también proporciona un seguimiento detallado del estado de cada factura en el proceso de gestión.

Una vez que una factura se ha cargado, su estatus inicial es amarillo, indicando que está pendiente la creación de su correspondiente documento contable. Este estatus se etiqueta como PCT (Pendiente de contabilizar).

Cuando el documento contable se ha generado correctamente, el estatus de la correspondencia cambia a verde, señalando que está lista para el siguiente paso. En este punto, el estatus del envío de correspondencia se actualiza a PEE (Pendiente de Envío).

Finalmente, una vez que la correspondencia ha sido enviada al cliente, el estatus se actualiza a ENV (Enviado).

6. Visualización de envíos a las Administraciones Públicas: El Cockpit de Gestión de Facturas también incluye funcionalidades específicas para visualizar el envío de facturas a las Administraciones Públicas, asegurando el cumplimiento normativo.

Se incluyen tres columnas tipo xflag: Status SII, Status TBAI, y Status Verifactu. Cada una de estas columnas representa el estado de la factura en relación con las distintas administraciones públicas y estará marcado el que corresponda en cada caso con respecto a la normativa vigente.

Conclusión

Este Cockpit de Gestión de Facturas representa una solución integral y eficiente para simplificar y automatizar el proceso manual de gestión de facturas. Desde la carga inicial hasta el envío final al cliente, este sistema centralizado optimiza cada paso, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizando el riesgo de errores.

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