Control horario en SAP y SuccessFactors

Con la nueva reducción de la jornada laboral a 37,5 horas cada vez más cerca, las empresas que aún no cuenten con ello deberán adaptar sus procesos a un sistema de registro digital para garantizar la correcta implantación de la reducción y evitar con ello posibles sanciones.

En este artículo, presentamos la solución de Oreka IT en el registro horario y control de la jornada laboral. Un proceso que abarca desde el registro del fichaje hasta la completa generación del control horario, que será la herramienta clave para el cumplimiento de las nuevas regulaciones. Y es que tanto el personal de recursos humanos, como los managers, como el propio empleado pueden consultar, revisar y/o modificar (en caso de que tengan autorización) las horas trabajadas, horas extra, absentismo y toda la información de tiempos generada en el proceso.

El primer paso para esto será el registro de los fichajes por parte del empleado, que podrán llevarse a cabo desde distintos terminales, tablets o desde el propio dispositivo móvil del empleado. Con el cual a través de una app y geolocalización, permite registrar la ubicación exacta del empleado al momento de iniciar o finalizar su jornada laboral. Esto permite identificar si se encuentra teletrabajando, en instalaciones de cliente o en tránsito por motivos laborales. Lo cual puede ser de gran utilidad en situaciones de trabajo flexible o con frecuentes desplazamientos.

Posteriormente, mediante continuas ejecuciones periódicas, se lleva a cabo la integración de estos fichajes en el módulo de gestión de tiempos en SAP o en el modulo de Time Management en SuccessFactors, la solución de recursos humanos de SAP en la nube. Una vez almacenado el dato en el registro correspondiente del empleado, este ya podrá visualizarlo desde la misma app, desde el portal del empleado o desde el propio SuccessFactors.

A su vez, los managers podrán tener acceso a la información y tener una visión a tiempo real del estado de sus equipos. Esto les permitirá conocer si todos los miembros del equipo han comenzado ya su jornada laboral, si alguno se ha retrasado o hay ausencias.

En caso de detectarse una ausencia de fichaje por ejemplo por un olvido al iniciar o finalizar la jornada o si se detectase una hora mal registrada o una ubicación incorrecta, el personal de recursos humanos podrá realizar las correcciones necesarias de forma manual. Todo cambio en los datos quedará siempre registrado para asegurar la trazabilidad y conservar la integridad de la información.

Cada día y al finalizar la jornada laboral, se iniciará un proceso automático de evaluación de tiempos que, con toda la información registrada previamente, generará de forma precisa los distintos saldos de tiempos. Como pueden ser horas trabajadas, horas de desviación con respecto al horario teórico, horas extra, pluses asociados a turnos nocturnos o a días festivos, absentismos, etc.

Finalmente, toda esta información generada en la evaluación ya sea en SAP o en SuccessFactors, se actualizará de manera automática en el registro horario del empleado, completando así el proceso de control horario de la jornada laboral. Esto permitirá que a través de informes o distintas herramientas, sea posible el seguimiento más detallado no solo diario, sino mensual o anual de las horas de trabajo de los empleados y asegurar así el cumplimiento de la nueva regulación.

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