Desde hace unos años, desde SAP nos proponen para la gestión de nómina de las empresas la solución basada en la nube de SuccessFactors, Employee Central Payroll.

Muchos de los clientes que nos consultan al respecto de esta solución, nos preguntan si se trata de una solución basada 100% en la nube. A lo que podemos responder que se trata de un modelo en donde la administración de los datos necesarios para el cálculo de nómina se realiza a través de SuccessFactors – Employee Central, y el cálculo de la nómina per se, será realizado por Employee Central Payroll, en un segundo plano.

A título de utilización por parte del usuario será transparente, ya que para el usuario la gestión se realizará desde un mismo portal, aunque el cálculo de la nómina que se realice en segundo plano será ejecutado por SAP HCM, alojado en los servidores en la nube de SAP (SAP aporta el mantenimiento de estos servidores, tanto para cambios de versión, como para los cambios legales).

Flujo de datos entre Employee Central y Employee Central Payoll

En el siguiente diagrama mostramos cómo sería un flujo de datos entre SAP SuccessFactors Employee Central, su envío hacia Employee Central Payroll y su posterior cálculo de los resultados de nómina, y el envío de estos de vuelta a Employee Central:

Como podemos observar, el usuario de Employee Central, introduciría todos los datos del empleado necesarios para el cálculo de nómina directamente en Employee Central, los cuales viajarían mediante integración directa e instantánea (lo que SAP denomina Point to Point replication) a Employee Central Payroll (nuestro SAP HCM en background), el cual realizaría los cálculos de nómina, devolviendo posteriormente una respuesta a Employee Central, desde donde ya podríamos visualizar todos los datos, y resultados, así como el recibo de nómina del empleado.

Es decir, y para resumir el proceso, se darían los siguientes pasos:

  1. El usuario de Employee Central introduce todos los datos necesarios del empleado desde SuccessFactors directamente.
  2. Estos datos viajan a Employee Central Payroll para que éste los utilice y realice el cálculo de nómina.
  3. Al terminar el cálculo de nómina en Employee Central Payroll, se envían resultados de este cálculo de nómina de vuelta a Employee Central (como puede ser visualización del recibo de nómina del empleado directamente desde el perfil del empleado).

Se trata de una solución que da respuesta a la necesidad de gestionar la nómina directamente desde el entorno cloud SuccessFactors. Es decir, los gestores de nómina de la empresa, trataran los datos de nómina de los empleados, directamente desde un entorno cloud (Employee Central) sin la necesidad de conectarse a dos sistemas diferentes, estando todos estos datos de forma unificada bajo el Perfil del empleado, dividida en diversas secciones dentro del mismo perfil.

Proceso de alta de empleado con Employee Central Payroll

Para el usuario, toda la gestión se realiza desde Employee Central, aunque el cálculo de la nómina en si se realice en Employee Central Payroll.

Para explicar todo este proceso de una forma más visual, a continuación, explicaremos cómo sería el proceso de dar de alta a un empleado desde Employee Central, completando los datos de nómina directamente desde este sistema.

A la hora de contratar a un empleado en nuestra empresa, Employee Central posee determinadas secciones, que deben completarse durante el alta, y que alojan los datos del empleado, dependiendo del tipo de datos de los que se traten.

Cada sección aloja un tipo de dato: Personal information (nombre apellidos, fecha de nacimiento, etc), National ID (DNI, NIE, Número de seguridad social), Job Information (información del puesto de trabajo, entidad legal, unidad de negocio, departamento, etc), Employment details (fecha de contratación, Fecha de antigüedad, etc), Payment Information (Datos bancarios), y todas aquellas secciones que se deseen configurar a medida para alojar datos que el cliente considere necesarios.

Todas estas secciones se completarán durante el alta del empleado directamente en Employee Central, como se muestra en la siguiente imagen que muestra la pantalla de ‘Alta de empleado’ (New hire o Add new employee) de Employee Central:

añadir nuevo empleado

Tras completar todo este proceso, aún faltarán determinados datos necesarios para la nómina, que se completarán en lo que SuccessFactors Employee Central denomina ‘Complete Payroll tasks’ (Completar Tareas de Nómina), que aparecerá como una tarea pendiente de completar en la página de inicio del usuario de Employee Central encargado de gestionar las altas en el cliente:

Los datos que faltarían por completar, son aquellos puramente de nómina, tales como Emolumentos básicos, Horario de trabajo, Contratos, Datos Familiares, Datos de Seguridad Social, Datos Fiscales, etc.

Todos estos datos de nómina, son información que se aloja en los Infotipos de Employee Central Payroll (datos agrupados por área con contenido similar), un concepto ya conocido por los que llevan trabajando varios años con SAP HCM.

¿Qué es lo que propone SAP, para completar esta información, necesaria para el cálculo de nómina en Employee Central Payroll, pero directamente desde Employee Central? Lo que se conoce como los Mashups.

Los Mashups son una forma de visualizar estos infotipos de Employee Central Payroll directamente desde Employee Central, que no es otra cosa que una interfaz que muestra los infotipos de Employee Central Payroll, pero visualizados desde Employee central.

En la siguiente captura podemos ver un ejemplo de visualización de un mashup (Horario de Trabajo), directamente desde Employee Central:

Desde ‘Completar Tareas de Nómina’, informaremos todos los infotipos necesarios que hemos comentado antes, en un proceso guiado, que nos llevará de una forma secuencial a través de todos los infotipos necesarios, uno a uno, hasta completar todos los datos necesarios.

En la siguiente imagen, podemos observar la interfaz para finalizar un alta de empleado (New Hire) desde la que completaremos los datos de nómina:

  • En el punto 1, podemos ver los empleados que hemos dado de alta desde Employee Central, y que aún tienen pendiente de completar sus datos de nómina.
  • En el punto 2, observamos la lista de infotipos por los que pasaremos secuencialmente para completar los datos de nómina del empleado.

La información incluida en estos mashups, podrá ser visualizada y editada posteriormente, directamente desde el perfil del empleado, dentro de Employee Central, ya que todos estos infotipos tendrán su enlace de acceso directo desde una sección del perfil del empleado, como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez completada esta información, el proceso de alta del empleado se habría completado, y ya se le podría calcular la nómina cuando se desee, pero este proceso lo comentaremos en otro artículo más adelante, en el que explicaremos el Payroll Control Center (funcionalidad para simular, lanzar nómina, y visualizar resultados desde Employee Central directamente). En resumidas cuentas, lo que SAP nos propone para poder manejar la nómina de manera unificada desde Employee central, es una solución de visualización y edición de los infotipos de Employee Central Payroll mediante una interfaz, y directamente desde el perfil del empleado en Employee Central (los mashups), mostrando información de los infotipos de Employee Central Payroll, pero directamente en secciones del perfil del empleado de SuccessFactors).