Dentro de las soluciones para cumplir con los requerimientos legales de TicketBAI y BATUZ diseñadas por Oreka IT y embebidas en el Cockpit Standard de eDocuments de SAP, incluimos la herramienta de Gestión de Status TicketBAI y BATUZ para facilitar gestión diaria de los errores y otras funcionalidades.
Objetivo del programa
El programa de status de edocuments tiene como objetivo, mostrar de forma sencilla y legible, los registros de documentos de alta de Ticketbai y Batuz, pudiendo a su vez realizar más acciones sobre estos:
- Filtrar, Ordenar, Descargar en formato Excel los registros obtenidos
- Filtrar los resultados deseados en la pantalla de selección mediante filtros de sociedad, status y rangos de fechas.
- Visualizar documento contable seleccionado
- Envío de mails a grupos definidos dentro de la tabla de destinatarios
- Vista de tabla de grupos de destinatarios en modo de visualización.
- Enlace directo al Cockpit de edocuments
- Almacenado de variantes
Pantalla Inicial del programa
Dentro de la pantalla inicial tenemos 2 opciones:
- Visualización de status de registros obtenidos a través de los filtros de Sociedad, Status y Fecha, los cuales tienen asociados a cada uno de ellos ayudas de búsqueda.
- Envío automático de mails con los registros de errores a los usuarios especificados dentro de la tabla de destinatarios.
Funciones del programa
Obtención de datos filtrados
Para ello, indicaremos la primera opción Monitor de status, e indicaremos valores para todos los filtros.
En el ejemplo se muestran los resultados obtenidos dentro de un ALV, para los cuales se han resaltado para hacer más legible los resultados para el usuario; También se han incluido 2 botones para ampliar la funcionalidad (Envío de mails y cockpit).
Filtrado de resultados obtenidos
Es posible ejecutar filtros sobre los resultados obtenidos anteriormente. Para ello, haremos uso de los botones del menú superior:
Mediante ellos podemos ejecutar acciones sobre los resultados obtenidos, entre las acciones que podemos realizar sobre los registros se encuentran: Filtrado de resultados mediante la selección de una o varias columnas del listado ALV, ordenar ascendente o descendentemente, descargar los resultados obtenidos en formato Excel, Obtener totales, etc.
Navegabilidad a Documento Contable
En este caso, seleccionaré el anterior documento especificado, para poder visualizarlo desde la transacción, deberé hacer doble click sobre el campo del registro, correspondiente a la columna de numero de documento.
Envío de mail de errores
Es posible hacerlo de dos formas distintas:
- Desde la vista de monitor de status
- Desde la opción de la pantalla principal de envío de mails.
La primera opción muestra la vista de edocuments seleccionados por el usuario, dando la opción de enviar los mails a los destinatarios.
La segunda opción envía los mails de forma automática y después muestra un listado en formato ALV resumen de los mails enviados.
Después de haber seleccionado el botón correspondiente se nos muestra el siguiente mensaje:
En ese caso, todo ha ido correctamente y podremos ver los mensajes dentro de la transacción de emailing de SAP (SOST):
Dentro de esta transacción podemos visualizar los mensajes pendientes de envío, a la vez que tenemos una previsualización del mensaje que recibirá el destinatario, la cual recoge la lista de los errores y la muestra dentro del mismo mensaje.
También tenemos la opción de ver el documento Excel que se ha generado si seleccionamos la opción de documentos erróneos:
Mail recibido:
Navegabilidad tabla de Destinatarios emailing
Dentro de la vista del listado ALV, también tenemos la opción de ver los registros de la tabla de destinatarios si hacemos doble click sobre la columna de Grp.Responsable o Código Destinatario.
Esta opción nos muestra en modo de visualización la tabla de los destinatarios que recibirán los mails con el resumen de errores para los códigos asignados.
Enlace al cockpit
En la vista del ALV se permite también dirigirse directamente a la vista del cockpit, si seleccionamos el botón correspondiente al mismo.
De esta manera el acceso al cockpit de edocuments puede ser mas sencillo para los usuarios.
Almacenado de variantes y automatización de emailing
Para facilitar el uso del programa a los usuarios, se permite el uso de variantes para hacer mas ágil el proceso de selección de edocuments.
De esta manera, una funcionalidad principal del monitor de errores es el envío diario del listado de errores TicketBAI y BATUZ a los responsables de gestionarlos.
Por lo tanto, cada mañana, los grupos responsables van a ser informados de la situación de errores de TicketBAI y BATUZ sin tener que acceder al Cockpit de SAP.
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