En este artículo vamos a explicar la funcionalidad de «Pedido límite» en el módulo MM de SAP.

En ciertas ocasiones, para cierto tipo de material de consumo (material no de almacén), puede que a nuestra organización no le interese contar con un proceso de re-aprovisionamiento muy controlado y medido, ya que esto conlleva unos gastos de gestión que no siempre aportan valor añadido.

Como herramienta de simplificación del proceso de reaprovisionamiento, SAP cuenta con el PEDIDO LÍMITE, que permite reducir los gastos de gestión hasta su mínima expresión.

El PEDIDO LÍMITE es de aplicación cuando concurren los siguientes factores:

• Los materiales no se gestionan mediante stock, ni en cantidad ni en valor, sino que son materiales de consumo. De hecho, no existe registro maestro para estos materiales.
• El proveedor suministrador es único y siempre el mismo.
• El material se solicita con cierta periodicidad, por ejemplo, mensualmente.

Un posible escenario tipo podría ser el de una empresa de manufacturas, que requiere de material de oficina cada cierto tiempo. La suma del gasto en estos materiales no es considerada relevante, por lo que se establece un proceso de re-suministro ágil que no implique unos elevados costes de gestión.

En el PEDIDO LÍMITE no se realizan entradas de mercancías, y únicamente se efectúa un pedido inicial, con una única posición. Posteriormente, todas las facturas de compra que se reciban se referenciarán a ese único pedido. En este escenario, el volumen de documentos de compra a crear se reduce considerablemente:

Aunque no se consiga un control pormenorizado de las entradas y salidas de material (este no el objetivo), el PEDIDO LÍMITE proporciona unos mecanismos de control muy interesantes:

• Periodo de validez: Fecha de inicio y fecha final del pedido. Cuando se mecaniza una factura con referencia al PEDIDO LÍMITE fuera del periodo de validez del mismo, el sistema muestra un aviso.
• Límite global: Importe límite a gastar, puede equipararse a un presupuesto. Cuando se mecaniza una factura con referencia al PEDIDO LÍMITE de manera que se excede el límite global, el sistema muestra un aviso.

La transacción en SAP para realizar un PEDIDO LÍMITE es la ME21N – Crear Pedido, y la clase de pedido la FO – Pedido Marco.

A nivel de cabecera, en la pestaña Datos adicionales, se informará del periodo de validez del pedido:

Se completará una única posición:

• Tipo de posición: P Límite
• Texto breve.
• Cantidad: 1
• Grupo de Artículos.

En la pestaña Límites, a nivel de posición, se informará de:

• Límite global: montante máximo a gastar en dicho pedido. Este valor se puede marcar como ilimitado.
• Valor previsto: previsión del gasto.

Si no se introduce valor alguno en el campo Límite global y se marca el flag Ilimitado, el suministro podrá ser por un valor ilimitado.

Una vez realizado el PEDIDO LÍMITE, se podrán contabilizar facturas sobre dicho pedido mediante la transacción MIRO – Entrar factura recibida.

Visualizando el pedido (transacción ME23N – Visualizar pedido), se recoge información sobre el importe efectivamente gastado hasta la fecha y la relación de facturas referenciadas al mismo.

Como mecanismo de control, cuando se contabiliza una factura con referencia a un PEDIDO LÍMITE, el sistema realiza dos comprobaciones:

1. ¿La fecha de la factura se encuentra dentro del periodo de validez del PEDIDO LÍMITE?
2. ¿La contabilización de la factura hace que se supere el límite global del PEDIDO LÍMITE?

Si se da alguna de estas dos casuísticas, el sistema lanza sendos mensajes. Por estándar, dichos mensajes son de aviso (Warning), aunque el tipo de mensaje se puede modificar por parametrización.

De esta manera, con la herramienta del PEDIDO LÍMITE se consigue un proceso de re-aprovisionamiento simplificado y ágil, sin renunciar al control presupuestario.

Esperamos haberos ayudado a comprender mejor el funcionamiento del Pedido Límite en el módulo MM de SAP para cierto tipo de materiales de consumo.