A día de hoy, las Organizaciones diversifican sus procesos de capital monetario entre varias entidades financieras, siendo habitual contar con diversas cuentas bancarias y líneas de crédito, que a su vez generan gran volumen de movimientos diariamente.

Que dicha información sobre los extractos bancarios se integre diariamente en la contabilidad financiera de la organización de manera fiable, temprana y automática es un proceso empresarial clave.

La conciliación bancaria es precisamente el proceso que equipara cada movimiento de la cuenta corriente bancaria con cada partida de la cuenta mayor de contabilidad financiera correspondiente:

SAP cuenta con la herramienta Electronic Bank Statement, que permite una conciliación automática de extracto con cuenta de mayor bancaria.

Una vez cargado el extracto en SAP, ya sea carga manual (transacción FF_5) o automática, EBS permite:

• Generar las contabilizaciones automáticas en cuentas de mayor,
• Compensar facturas abiertas tanto de cliente como de proveedor,
• Identificar registros del extracto que ya han sido contabilizados previamente en la contabilidad bancaria, evitando su doble contabilización.

En este proceso, gran parte de las líneas del Extracto se conciliarán de manera automática. No obstante, se requerirá intervención manual de usuario para líneas que el sistema no consiga interpretar de manera unívoca su contabilización. En el siguiente ejemplo se pretende ilustrar de manera general los status tras el proceso de conciliación automática:

El Cockpit de Posiciones de Extracto de SAP se compone de dos áreas de trabajo:

• Área de registros del extracto: presenta a modo de listado todos los registros del extracto,
  • Presenta el status de conciliación individual
  • Incorpora bloqueos por tratamiento
  • Navegabilidad al documento original de extracto bancario, tanto al extracto completo como únicamente a la línea concreta
  • Filtrado para mostrar solamente partidas con status de conciliación pendiente (rojo)
• Área de tratamiento individual de cada registro: muestra los parámetros de conciliación bancario de cada registro
  • Presenta el documento contable creado automáticamente
  • Permite una conciliación manual sin salir del monitor:
    • Contabilización en cuenta de mayor
    • Compensación de partida abierta de proveedor
    • Compensación de partida abierta de cliente
  • Se puede anular el documento generado y después volver a contabilizar

De la misma manera, la activación del SAP BCM en nuestro sistema permite el acceso al Monitor de Extractos Bancarios (Bank Statement Monitor – BSM), teniendo la información sobre la conciliación del último extracto bancario de todos nuestros bancos propios en un mismo punto:

El monitor BSM aporta la siguiente información acerca de un extracto concreto procedente de una cuenta bancaria específica:

• Banco propio + ID cuenta
• Código Bancario + Cuenta Bancaria
• Cuenta contable en la contabilidad financiera perteneciente al banco
• Número y fecha de extracto
• Importes inicial y final del extracto
• Importe final de la cuenta de mayor asociada a la cuenta bancaria
• Importe diferencial entre saldo final del extracto y saldo final de cuenta contable
• Status de proceso: ¿Existe alguna partida pendiente de conciliar?
• Status de diferencia: ¿Existe diferencia entre el saldo final de extracto y el saldo final de conciliación más allá de la tolerancia permitida?

Entre las funcionalidades del monitor BSM, se encuentra la de navegabilidad a Cockpit de Posiciones de Extracto para tratar la conciliación de sus líneas.

Para una carga de extracto de manera totalmente automática en SAP, es imprescindible que nuestra organización cuente con una licencia de pasarela de pagos (por ejemplo, SWIFT o EDITRAN), además de un servicio de comunicación en SAP cómo SAP PI o SAP CLOUD PLATFORM (aunque el servicio de comunicación se podría sustituir mediante código ABAP),

Una solución alternativa a licencias adicionales en el proceso de carga de extracto bancario, requiriendo como única tarea manual la descarga del fichero de extracto desde la web de la entidad financiera, es el flujo presentado a continuación:

De esta manera, podemos conseguir un proceso de carga de extracto muy automatizado, con una conciliación totalmente automática, sin incurrir en costes adicionales de licencias.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a conocer un poco más el proceso de conciliación bancaria en SAP. Puedes dejarnos tus preguntas aquí debajo o ponerte en contacto con nosotros si estás interesad@ en implantar esta herramienta en tu empresa.

Área SAP Finanzas & Controlling