En 2025, llega la Facturación Electrónica B2B a España. Este no es un artículo que desgrane el Proyecto de Real Decreto sobre la Ley Crea y Crece, marco donde se desarrolla la Facturación Electrónica B2B, sino más bien una aproximación de los cambios a acometer en los sistemas SAP R3 y S/4HANA con el fin de cumplir la Ley, y además aprovechar las posibilidades que trae bajo el brazo.
Entre otros, dos aspectos llamativos del Real Decreto que Desarrolla la Ley Crea y Crece, son los siguientes:
- Los empresarios y profesionales que […] estén obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, deberán hacerlo en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional.
- Las empresas y los profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas […] a sus clientes empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de las vías que forman parte del sistema español de factura electrónica:
- Plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado que cumplan con los requisitos establecidos en este real decreto y por la solución pública de facturación electrónica
- Solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
De lo anterior, se destaca que, en términos generales, las sociedades que emitan facturas y reciban facturas de otras sociedades, estarán obligadas tanto a remitir la factura a cliente en formato electrónico, como a recibir las facturas de los proveedores en formato electrónico.
Si nuestro negocio se gestiona por SAP R3 o S/4HANA ¿qué impacto puede llegar a tener en nuestro sistema SAP la adaptación a esta Ley? Dividamos este análisis en dos partes, dejando siempre para otro artículo la decisión de uso de plataforma privada de facturación o atacar directamente a la solución pública.
Por un lado, en cuanto a la obligatoriedad de remitir las facturas a nuestros clientes en formato electrónico, lo cierto es que el Document and Reporting Compliance de SAP, en adelante DRC, ya incluye de manera estándar la funcionalidad de remisión de facturas electrónicas en formato FACE, dado que la obligatoriedad de remisión de facturas en formato electrónico a los Organismos Públicos existe desde hace varios años.
Por lo tanto, todo parece indicar que, SAP proporcionará las notas OSS correspondientes, para adecuar el sistema de manera estándar a las necesidades técnicas provenientes de la obligatoriedad legal de remitir las facturas a clientes en formato electrónico, basándose en el aplicativo ya existente para remisión de facturas en formato electrónico para Organismos Públicos, incluso manteniendo el mismo formato XML (FACE en este caso).
Por el lado de la obligatoriedad de recibir los XML de facturas de los proveedores en nuestro sistema informático, dado que, salvo sorpresa en la versión definitiva de la Ley, será un imperativo legal en el ecosistema de facturación electrónica B2B español, la expectativa es que SAP proporcione de manera estándar, y mediante el DRC, una funcionalidad que permita introducir los XML correspondientes a las facturas de nuestros proveedores.
Además, el hecho de contar con los XML de facturas de proveedores en nuestro sistema SAP, proporciona una gran ventaja. Tomando de base un XML con campos estructurados y tipificados que se detallan en la factura que nos manda nuestro proveedor, la automatización de los procesos de contabilización tanto en flujo de compras como contabilizaciones directas en finanzas, pasa a ser mucho más fiable y sencilla que teniendo que escanear facturas con OCR.
Desde Oreka IT, estamos diseñando una herramienta que cubra esta funcionalidad dentro de SAP, pero siempre alineada técnica y funcionalmente a la solución estándar que SAP proporcione para la recepción de ficheros XML de facturas de proveedor. De esta manera, evitaremos monitores adicionales o funcionalidades desligadas del flujo plantado por SAP.
La herramienta de Oreka IT para la automatización o contabilización asistida, contendrá funcionalidades como:
- Alineación técnica y funcionalidad con las soluciones estándar de SAP (que aún están por venir)
- Automatización de la contabilidad para facturas logísticas y facturas financieras
- Workflows y reglas de autorización de contabilización
- Tracking de status, para linkar el XML recibido del proveedor, el status de autorización, y el status de contabilización
- Y otras funcionalidades
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad. Seguiremos ampliando información, a medida que se vayan conociendo y verificando más detalles de la solución estándar de SAP y se publique la Ley definitiva. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo.
