Configurable new Hire -Hiring Templates – Employee Central
La nueva release de SAP SuccessFactors Employee Central 2H 2020 nos trae una nueva funcionalidad, que llevaba solicitándose desde hace tiempo, que nos permitirá personalizar la manera en que el proceso de contratación, y que no es otra que el Configurable New Hire.
Con el nuevo Configurable New Hire ahora tenemos la flexibilidad de configurar el proceso de contratación, para ajustarse a las necesidades entre diferentes países y diferentes tipos de personal. Con esta nueva funcionalidad, podremos crear diferentes plantillas, en las que definiremos las secciones necesarias que quieres que se visualicen durante el alta, dependientes del tipo de puesto o empleo para el que estemos realizando la contratación.
Un ejemplo de esto sería que una contratación realizada para un empleado a tiempo completo en Suecia, mostrase determinadas secciones que alojasen datos necesarios en ese país, y que, sin embargo, otro proceso de contratación para un empleado a tiempo parcial en Francia mostrase otras secciones, más acordes a lo necesario en ese país.
Los que llevamos trabajando con SuccessFactors unos años, recordaremos los quebraderos de cabeza que daba en algunos clientes este proceso el cual no podíamos adaptar al cliente. Además, en muchos casos llevaba a que se completase información no necesaria para algunos empleados por parte de los usuarios finales, o que no se pudiese incluir en determinada alta una sección con información importante para el puesto, y que se tuviese que completar posteriormente directamente desde el perfil del empleado.
Este proceso permite a los clientes una solución más acorde y customizada a sus necesidades, permitiendo añadir o quitar, tanto secciones estándar, como aquellas custom MDF que se creen a medida.
Esta nueva funcionalidad permitirá esta customización en los siguientes procesos de Employee Central:
- Nuevas Altas.
- Nuevas Altas para contratos de duración determinada.
- Recontrataciones.
Aspectos destacados de la nueva funcionalidad
El principal nuevo concepto a tener en cuenta son los Hiring Templates, que se trata de una nueva opción de configuración en la que podemos definir diferentes plantillas que vayan acordes a cada una de las necesidades del cliente en estos procesos de contratación y recontratación.
Un Hire Template es un conjunto de pasos (bloques o páginas), en las cuales definiremos las secciones MDF que contendrá cada paso (los cuales contendrán los elementos de datos de HR). El principal propósito de estos templates (o plantillas) es decidir el orden de estos objetos o secciones, e incluso eliminar algunas de ellas cuando no sean necesarias.
En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de un Hire Template para empleados a Tiempo completo en EEUU:
Como podéis observar, en un primer paso, definiremos los pasos (o bloques) por los que tendrá que pasar este proceso. En el ejemplo de la imagen, veremos que se han definido 4 pasos (Identity, Employment, Payment Information, y Compensation).
En la siguiente imagen, podemos ver las secciones que se ha decidido que aparezcan en el paso ‘Employment’:
Como podemos observar, para este paso se ha decidido que se muestren las secciones MDF: Employment Information, Job Information, y Job Relationships.
Hay determinadas cosas que debemos tener en cuenta a la hora de configurar estas plantillas, como son:
- El paso de Identity details (Información de Nombre y Employment IDs) debe ser incluido siempre como primer paso de la plantilla.
- Si se desea incluir la sección de National IDs (sección opcional, a pesar de que siempre se suele utilizar), se debe incluir esta sección siempre en el primer paso de la plantilla.
- Otras secciones importantes como puede ser la del Job Information, no pueden ser incluidas en el primer paso.
Estas plantillas tienen ciertas limitaciones, como que sólo se pueden establecer entre 2 y 10 pasos (páginas), o que tan sólo pueden alojar un máximo de 30 bloques o secciones estándar o custom en total (10 secciones como máximo por cada paso).
Una vez configuradas estas plantillas, como podéis ver en la siguiente imagen, al iniciar el proceso de contratación, seleccionando la fecha de contratación, la entidad legal y el motivo de alta, el usuario podrá también seleccionar la plantilla que mejor se ajuste al proceso de contratación que está llevando a cabo:
Una vez seleccionada la plantilla que se desea utilizar, el proceso de contratación definido en esa plantilla será el visualizado durante el alta:
Cabe señalar otra característica en esta nueva funcionalidad de Employee Central y es que todas estas plantillas funcionan con RBP (Role Based Permissions), por lo que se podrán utilizar los roles de permisos para adecuar quién puede y quién no, ver determinadas plantillas (muy útil para generar plantillas diferentes para cada país, o para diferentes tipos de usuarios dentro de Employee Central, dependiendo de los roles de permisos definidos en el sistema).
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