Últimamente se está volviendo a hablar sobre los periodos desfasados en SAP HCM, una funcionalidad que aunque exista en SAP desde hace mucho tiempo, para muchos es aún desconocida. Pero,  ¿qué es exactamente el “periodo desfasado”? ¿Necesito activarlo yo?

La necesidad del periodo desfasado viene de una carencia en el proceso de la nómina habitual:

Supongamos que se realiza un proceso normal para el cálculo de la nómina de Enero. Una vez cerrado el registro de gestión y contabilizadas las nóminas se detectan incidencias en el mes de enero que tienen efectos en la nómina. Estas incidencias provocarán que al ejecutar la nómina en Febrero se realice una retroactividad con los datos de Enero correctos y las diferencias en los pagos. En el siguiente diagrama se puede ver un esquema del proceso:

La duda viene cuando generamos los ficheros FAN o dentro de unos meses los ficheros de bases de Cret@. ¿Cuál de los dos resultados tenemos que recoger?

• Resultados de Enero calculados en Febrero: Tiene sentido que sean estos los resultados que se deben seleccionar para el envío del TC, ya que  son los resultados correctos. Pero si se envían en el TC estos resultados, sin activar los periodos desfasados, se corre el riesgo de que los resultados sean sobrescritos.  Como el registro de gestión de Febrero todavía no está cerrado, es posible volver a ejecutar el cálculo 01 en 02 y en caso de diferencias los datos usados para el TC se sobrescribirían y se generarían inconsistencias. ¿Cómo calcular una complementaría si han desaparecido los importes que se usaron para el TC?
• Resultados de Enero calculados en Enero: Si entregamos el fichero FAN con estos resultados no se crearán inconsistencias en la base de datos, pero se pagarán recargos a la Seguridad Social . ¿Tiene sentido pagar recargos por no entregar una información correcta, a pesar de que se fuese ya consciente del error? Además con la entrada de Cret@ los empleados deberán ser consolidados con la información de la Seguridad Social, por lo que esta opción quedaría descartada.

El proceso habitual, nos obliga a retrasar el máximo posible el cierre de nómina del mes o a pagar recargos. Al usar los periodos desfasados, se podrán seleccionar los resultados de Enero calculados en Febrero sin miedo a que estos resultados sean sobrescritos. Bueno, esto no es 100% verdad, los resultados de nómina se sobrescribirán, pero el sistema hará una copia antes en el cluster PCL4 de los resultados usados para los TCs. De esta forma se tendrá la información necesaria para calcular los TCs complementarios en caso de que sea necesario y nos evitaremos la mayor parte de los recargos a la Seguridad Social.

En conclusión, activar la funcionalidad de los periodos desfasados te permitirá disminuir los recargos a la Seguridad Social. El proceso es sencillo y se realiza de forma casi transparente al usuario. Por lo tanto es recomendable que si usas SAP HCM, actives los periodos desfasados: disminuirás los recargos de los ficheros FAN y estarás preparado para cuando entre Cret@.