Definiríamos el Plan de Facturación como un proceso especial que contiene fechas de facturación individuales no dependientes de una entrega de productos. A diferencia de los documentos de venta habituales, se facturan servicios (y en ocasiones especiales incluso producto) en fechas específicas definidas de antemano, o a intervalos de tiempo pactados. Y en el Plan se especifica qué importe o porcentaje deberá facturarse cada vez, y en qué momento.
Existen dos tipos de planes de facturación:
- Facturación parcial o por hitos, por la cual dividimos el total del importe comprometido en varias fechas de facturación que se definen en el Plan de facturación en función de hitos.
Habitualmente se aplica en proyectos temporales, y se establecen en el Plan cantidades predefinidas, bien en porcentaje, bien en importe, que se cobrarán al cliente según se vayan cumpliendo los hitos establecidos en el Plan.
- Facturación periódica, por la cual dividimos el total del importe comprometido en un intervalo de tiempo de manera regular (mensual, trimestral, etc.). Llegado el fin del período temporal establecido, se procede al cobro de la cantidad correspondiente a dicho período al cliente.
El Plan de Facturación se asigna a una clase de documento de ventas especial y, como antes decíamos, se vincula a unas fechas específicas que se definen de antemano en el sistema.
La parametrización de la clase de documento, de la posición, de la asignación de uno a otro, y de la asignación de la clase de documento al área de ventas se realiza desde
IMG referencia SAP->Comercial->Ventas->Documentos de ventas
A su vez, la parametrización del Plan de Facturación se haría a través de
IMG referencia SAP->Comercial->Facturación->Plan de facturación
El esquema del proceso podría ser el siguiente:
En el proceso de configuración de un Plan de Facturación se utilizan las siguientes transacciones:
• VA41 —> para la creación del Plan concreto
• VF01 —> para realizar la facturación de SD
Finalmente, y una vez llegadas las fechas de imputación de cada factura periódica o parcial, se pasarán al proceso de facturación FI al cliente (proceso automático).
Vamos a realizar un ejemplo de un Plan de Facturación Anual estándar, como proveedores de un producto o servicio que somos.
En el ejemplo, somos una empresa que prestamos servicios de mantenimiento de ascensores, y vamos a firmar un contrato de mantenimiento anual de ascensores con la empresa propietaria de un edificio empresarial en la que se hallan. El importe ascenderá a 12.000 € anuales, y el cobro será mensual, a razón de 1.000 € al mes, y la duración inicial será de 1 año prorrogable.
• VA41 —> para la creación del Plan
Marcaremos el tipo de contrato (en este ejemplo el ZWV – contrato cuota mensual), y rellenaremos los campos de Área de Ventas (Organización de ventas, Canal de distribución y Sector), Área de Ventas a las que también deberán estar lógicamente asignados tanto Cliente como Material.
En la primera pestaña indicaremos al menos los campos de solicitante, Referencia o nº pedido del cliente, fecha referencia cliente o fecha del pedido del cliente, el material y la cantidad, en este caso 1 unidad).
NOTA: si no tenemos definida previamente la condición PR00, lo haremos ahora a nivel de línea.
Si las condiciones están correctamente implementadas, podremos configurar el Plan de Facturación, que recogerá la determinación de fechas desde la cabecera, si el flag de cabecera está marcado. En el caso de que no esté marcado, como hacemos en este ejemplo, podremos determinar las fechas a nivel de posición, haciendo los cambios que consideremos en perioricidad y fechas inicio y fin.
En el ejemplo, automáticamente el Sistema ya nos ha propuesto las cuotas y las fechas en que se van a facturar. Una vez tenemos el contrato definido, grabamos , y el sistema nos dará un número de documento del contrato de cuota mensual y con él tendríamos el Plan preparado para realizar la facturación SD a través de la VF01.
• VF01 —> para la facturación del Plan
A través de VF01 procederemos a la facturación SD de ese documento creado a través de la VA41.
Una vez hecho, podríamos volver a la VA43 y comprobar el flujo de documentos creados automáticamente a fecha de hoy para el período anual, y que desde FI se facturarán a través de proceso automático a cliente en las fechas que correspondan a cada devengo. En el ejemplo, nos ha creado 12 facturas y sus documentos contables (excepto los documentos contables referentes al ejercicio siguiente, 2023, que aún no está abierto a facturaciones, por lo que quedarán a la espera de que se abra el ejercicio).
Comprobamos que automáticamente el Sistema nos crea los documentos contables para la fecha que corresponda (en el ejemplo de la cuota marcada, vemos que nos lo generará a fecha 01.09.2022).
Esperamos que este artículo haya sido de utilidad. Si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios o ponerte en contacto con nosotros.
