Hablando con varios compañeros consultores, muchos de ellos desconocían la existencia del Financial Closing Cockpit. Entonces, ¿qué es exactamente? Esta herramienta de SAP es un monitor que permite llevar un cierre financiero ordenado y sistemático. Si tus cierres financieros consisten en varias transacciones, en las que unas dependen de otras o no, ejecutadas por diferentes usuarios y por ello tienes problemas en la organización de este, esta herramienta puede ayudarte a agilizarlo y ordenarlo.

Este monitor existe en cualquier versión de SAP, ya sea R3 o S4/HANA, de manera estándar en el módulo de FI. Pero ahora, SAP ha sacado un Add-on para S4/HANA, bastante mejorado y con más funcionalidades. Empecemos hablando de las funcionalidades básicas que ofrecen ambos.

En el cierre, ya sea mensual, quincenal o anual, se tienen que realizar varias operaciones en diferentes módulos como:

• Contabilidad general (valoración de monedas, arrastres de saldos…)
• Contabilidad de Activos (amortizaciones, cierres de ejercicio…)
• Cuentas por pagar o cobrar (remesas de pagos, reclamaciones…)
• Controlling (liquidaciones, repartos…)
• Recursos Humanos (cálculo de nóminas, presentación de informes…)
• …

Cada una de estas actividades se ejecuta en al menos una transacción diferente, puede que incluso se necesiten más. Lo que te permite el monitor, es agrupar las diferentes tareas en carpetas con el esquema que quiera el usuario. En estas carpetas se pueden meter diferentes tareas que permiten ejecutar transacciones, programas o procesos.

Estas tareas tienen una codificación de estatus, para conocer como está ese proceso en concreto. Además, es posible crear dependencias entre las diferentes tareas, para que una no pueda ser ejecutada hasta que no haya terminado una anterior. Configurando este esquema como se desee con sus dependencias y carpetas, se puede tener una visión global del estado del cierre.

Este es un breve resumen de lo que ofrece el Financial Closing Cockpit estándar. Entonces, ¿qué tiene de nuevo el Add-On creado para S4/HANA? Pues a parte de una pequeña mejora en la visualización del Cockpit, ofrece las siguientes funcionalidades:

• Más tipos de tareas: A parte de transacciones y programas, también permite planificar Jobs, lanzar workflows o ejecutar aplicaciones web desde el propio cockpit.
• Ejecuciones remotas: Es posible lanzar o ejecutar desde el propio monitor transacciones o programas de otros sistemas SAP o no SAP.
• Notificaciones: Permite el envío de notificaciones vía mail automáticas tras la finalización de una tarea.
• Autorizaciones: el Add-On proporciona objetos de autorización estándar para la visibilidad o ejecución de las diferentes tareas. En el estándar, el que tiene acceso al monitor puede ver y ejecutar cualquier tarea.
• Tipos de Responsables: en el monitor estándar solo se pueden indicar usuarios del sistema como responsables de las tareas. En este, se puede indicar como tal a un rol, una posición o unidad organizativa de HR, una función…
• Parametrización propia: se añade un punto a la imagen de SAP para la parametrización del monitor.
• Informes: informes específicos para el monitor.

Como conclusión, cualquiera de las dos herramientas puede ser de gran ayuda en la organización de un cierre de periodo. Te permitirá tener un esquema organizado y ordenado para cualquier usuario, sin necesidad de conocer todas las transacciones. Además, se puede obtener de un vistazo rápido el estado del cierre y en qué tarea se encuentra.

Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad. Si tienes cualquier duda o quieres ampliar la información, puedes ponerte en contacto con nuestro departamento de SAP Finanzas.

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