SAP FI: Libro de caja

En este artículo veremos cómo se puede parametrizar un libro de caja para nuestra sociedad.

El libro de caja, es un libro auxiliar donde se registran todas las operaciones al contado que realiza la empresa. Estas pueden ser pagos o cobros en efectivo, u operaciones mediante cheques bancarios. En SAP FI existe la transacción FBCJ, como programa específico para registrar y tener un control más exhaustivo de estas operaciones.

SAP FI, transacción FBCJ

Parametrización libro de caja

Primer paso: Instalar libro de caja

Lo primero que hay que hacer es crear el libro de caja para la sociedad en la que queramos trabajar. Para ello, en la imagen de referencia de SAP navegamos a:

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Instalar libro de caja.

SAP FI, instalación del libro de caja

En esta pantalla, se debe indicar un número de libro de caja (4 caracteres) para la sociedad. En una misma sociedad pueden existir varios libros de caja. También es obligatorio indicar sobre qué cuenta de mayor se realizarán las operaciones contables y la moneda de las mismas. Para el PGCE se debe rellenar una cuenta 570.

Aquí también se puede indicar los tipos de documentos que se deben crear según las operaciones realizadas y además, existe un campo para dar un nombre al libro de caja.

Segundo paso: Actualizar intervalo del libro de caja

El siguiente paso necesario sería indicar un rango de números para los documentos, y para ello accedemos a:

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Definir intervalo rango números p.documento libro de caja

SAP FI, actualización de intervalo

Elegimos nuestra sociedad y pulsamos el botón de modificar intervalos. Si los queremos copiar de otra sociedad ya existente pulsamos sap-fi-copia . Elegimos el rango y guardamos.

SAP FI, actualización de intervalo desde sociedad

Tercer paso: Crear operaciones concretas

Para cada libro de caja de SAP FI, se pueden crear operaciones concretas de ingreso y gasto, habrá que definir cuáles de ellas son un gasto un pago a proveedor, cobro a cliente…

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Crear, modificar, borrar operaciones contables

SAP FI, operaciones contables del libro de caja

Para la sociedad de trabajo, se pueden crear tantas líneas como queramos. Los campos más importantes en esta tabla son:

  • Tipo de operación contable (3º):
    C – pago de cuenta bancaria; B – pago a cuenta bancaria; R – ingresos; E – gastos; D – contabilización deudor; K –contabilización acreedor.
  • Clasificación de la operación (5º):
    1 – gasto efectivo; 2 – ingreso efectivo o 3 – Ingreso cheques.
  • Mayor (6º): Si las operaciones de este tipo queremos que vayan contra una cuenta de mayor en concreto.
  • Modificable (10º): Para que esa cuenta que se indique sea fija o se pueda indicar a la hora de realizar la operación.

Cuando ya hayamos definido esta parametrización, es importante que la cuenta que hayamos referenciado para el libro de caja solo sea contabilizable automáticamente. Para esto, vamos a la definición de la cuenta en la sociedad (FSS0) y marcamos la casilla correspondiente:

SAP FI, asignar cuenta contabilizable automaticamente

Una vez realizadas todas estas configuraciones, ya podremos empezar a trabajar con nuestro libro de caja en la transacción FBCJ.

Estos son todos los pasos que debes seguir para parametrizar un libro de caja en SAP FI.

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11 respuestas a SAP FI: Libro de caja

  1. Keren zamora dijo:

    como puedo anular un recibo de caja en el sistema cual seria el codigo a utilizar gracias

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenos días Keren,
      Gracias por leer nuestro blog.
      Para anular un movimiento que se haya contabilizado en el libro de caja, en la misma transacción debes seleccionar el apunte a anular, y pulsar el botón de eliminar línea, que se encuentra debajo de la tabla donde se introducen las operaciones. Con esto se generará un contrasiento que anulará el registro que habíamos creado. El saldo de la caja se quedará como antes del asiento, pero quedarán los dos movimientos registrados pero marcados con una equis roja indicando que están anulados.
      Espero que te sirva el comentario.

      Un saludo.

  2. Yessica Pérez dijo:

    Hola Rodrigo,
    gracias por tu publicación.
    Consulta,
    Se ingreso y grabo en la pestaña Ingresos Efectivo un monto el cual no fue contabilizado en el periodo que ya esta cerrado. Se puede anular o grabar en otro periodo.
    Por favor tu ayuda.
    Gracias!
    Yessica

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas Yessica,

      Muchas gracias por tu comentario y por leer nuestro blog.
      En el libro de caja, como pasa con cualquier documento contable en SAP, si ya está contabilizado hay que anularlo y volverlo a contabilizar para poder modificar las fechas. No hay manera de traspasarlo de fechas si no es anulándolo.

      Un saludo

  3. kary dijo:

    buenas tardes como se se carga el saldo inicial?

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas Kary,
      Deberás hacer una operación de ingreso en efectivo contra una cuenta de mayor. Si este saldo lo has sacado de un banco para ingresarlo en la caja, el asiento deberá ir contra la cuenta del banco correspondiente.
      Si es una migración y tu cuenta de caja ya tenía saldo, deberías hacer el movimiento de la cuenta de caja contra una cuenta de traspaso pero en el mismo programa del libro de caja (FBCJ). Nunca debes cargar la cuenta de caja con saldo fuera de esta transacción, porque si no te descuadraría el saldo de la caja.
      Espero haberte respondido.
      Un saludo

  4. Maria Emilia dijo:

    Hola
    Muy buen articulo, pero requiero conocer si existe un reporte de caja chica, que me muestre el saldo por caja chica? tipo los acrredores.

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas María,
      Lo primero muchas gracias por tu comentario y por seguir el blog. En cuanto a reportes específicos estándar para el libro de caja no he visto que exista ninguno. Lo que sí puedes hacer es utilizar un informe de cuentas de mayor (como por ejemplo la FBL3N o la FS10N) y ahí ejecutarlos sobre la cuenta de mayor que has asociado a tu libro de caja.
      Espero que te sirva de ayuda,
      Un saludo.

  5. juan camilo betancur dijo:

    me fue de mucha ayuda, muy claro y muy sencillo, y los ejemplo muy dicientes

    muchas gracias

    • OrekaIT Information Technologies dijo:

      Gracias a ti por participar en nuestro blog.
      Te invitamos a que sigas atento a todas las novedades!
      Un saludo,

  6. juan camilo betancur dijo:

    me fue de mucha utilidad mil gracias

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