SAP FI: Libro de caja

En este artículo veremos cómo se puede parametrizar un libro de caja para nuestra sociedad.

El libro de caja, es un libro auxiliar donde se registran todas las operaciones al contado que realiza la empresa. Estas pueden ser pagos o cobros en efectivo, u operaciones mediante cheques bancarios. En SAP FI existe la transacción FBCJ, como programa específico para registrar y tener un control más exhaustivo de estas operaciones.

SAP FI, transacción FBCJ

Parametrización libro de caja

Primer paso: Instalar libro de caja

Lo primero que hay que hacer es crear el libro de caja para la sociedad en la que queramos trabajar. Para ello, en la imagen de referencia de SAP navegamos a:

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Instalar libro de caja.

SAP FI, instalación del libro de caja

En esta pantalla, se debe indicar un número de libro de caja (4 caracteres) para la sociedad. En una misma sociedad pueden existir varios libros de caja. También es obligatorio indicar sobre qué cuenta de mayor se realizarán las operaciones contables y la moneda de las mismas. Para el PGCE se debe rellenar una cuenta 570.

Aquí también se puede indicar los tipos de documentos que se deben crear según las operaciones realizadas y además, existe un campo para dar un nombre al libro de caja.

Segundo paso: Actualizar intervalo del libro de caja

El siguiente paso necesario sería indicar un rango de números para los documentos, y para ello accedemos a:

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Definir intervalo rango números p.documento libro de caja

SAP FI, actualización de intervalo

Elegimos nuestra sociedad y pulsamos el botón de modificar intervalos. Si los queremos copiar de otra sociedad ya existente pulsamos sap-fi-copia . Elegimos el rango y guardamos.

SAP FI, actualización de intervalo desde sociedad

Tercer paso: Crear operaciones concretas

Para cada libro de caja de SAP FI, se pueden crear operaciones concretas de ingreso y gasto, habrá que definir cuáles de ellas son un gasto un pago a proveedor, cobro a cliente…

Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro de caja -> Crear, modificar, borrar operaciones contables

SAP FI, operaciones contables del libro de caja

Para la sociedad de trabajo, se pueden crear tantas líneas como queramos. Los campos más importantes en esta tabla son:

  • Tipo de operación contable (3º):
    C – pago de cuenta bancaria; B – pago a cuenta bancaria; R – ingresos; E – gastos; D – contabilización deudor; K –contabilización acreedor.
  • Clasificación de la operación (5º):
    1 – gasto efectivo; 2 – ingreso efectivo o 3 – Ingreso cheques.
  • Mayor (6º): Si las operaciones de este tipo queremos que vayan contra una cuenta de mayor en concreto.
  • Modificable (10º): Para que esa cuenta que se indique sea fija o se pueda indicar a la hora de realizar la operación.

Cuando ya hayamos definido esta parametrización, es importante que la cuenta que hayamos referenciado para el libro de caja solo sea contabilizable automáticamente. Para esto, vamos a la definición de la cuenta en la sociedad (FSS0) y marcamos la casilla correspondiente:

SAP FI, asignar cuenta contabilizable automaticamente

Una vez realizadas todas estas configuraciones, ya podremos empezar a trabajar con nuestro libro de caja en la transacción FBCJ.

Estos son todos los pasos que debes seguir para parametrizar un libro de caja en SAP FI.

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25 respuestas a SAP FI: Libro de caja

  1. Eduardo dijo:

    Buenos días, dí de alta un nuevo libro, y registre una reposición en la sección de ingresos en la FBCJ , y cuando quiero contabilizarla me indica que el segmento “2” no existe, se que es un tema mas de FI, pero no veo por donde se relaciona el segmento. Gracias!!!

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenos días Eduardo,

      Hemos estado mirando tu caso pero no llegamos a saber por qué te puede estar dando ese error ni a qué se refiere con lo de que el segmento 2 no existe. Te proponemos buscar el número de mensaje de error puedes encontrar la solución. Con los datos que ns das no podemos serte de más ayuda. Disculpa las molestias.

      Un saludo y gracias por participar

  2. Liliana Reyes dijo:

    Buenas Noches

    Favor de informarnos como anulamos por SAP un registro de Caja Chica que ya fue impreso, porque al anularlo indicar que ya fue impreso y no me permite, lo cual esa transaccion no procedia.

  3. Sandra Vargas dijo:

    Buenos días, tengo un problema con la transacción FBCJ, el saldo después de realizar un reembolso no es el correcto, pero ya revise todos los gastos y el valor del reintegro y debería darme un total de 2.500.000 y al revisar el rango del periodo desde el día del reembolso genera un saldo inicial de 2.816.092. Aparentemente es de visualización pero no entiendo la razón. Por favor me podrían ayudar.

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas tardes Sandra,

      No tengo muy claro cuál puede ser el problema, pero si el problema es de visualización por el rango de fechas, comprueba las fechas de contabilización de los gastos y reintegros que has generado en la transacción FBCJ. Puede que alguna contabilización se haya realizado en una fecha que no debería, y por eso te descuadra.

      Un saludo.

    • Saul Espinosa dijo:

      Creo mi estimada que tienes una anulación en el gasto de efectivo pendiente.
      Dicho en otras palabras, hay una anulación en el ingreso de efectivo a la cual ya le registraste un deposito en banco o mejor dicho tiene registro en el gasto de efectivo. Si haces un registro total en gasto de lo recaudado, entonces debes anular todo el gasto y contabilizar otra vez el saldo que tienes en el ingreso (Por que puede ser recaudo en Efectivo)

      Pero si hay otras (tarjetas y transacciones bancarias) haces varios registros en el gasto de efectivo, es allí donde quizás anulaste un ingreso que ya tenias contabilizado en gasto. Por ello no te puede cuadrar la caja; si anulas en el ingreso y ya esta el registro en el gasto hay que verificar cual es, si tienes varias operaciones contables. Si solo es un registro en gasto se anula todo y se vuelve a registrar el gasto.

      Slds.

  4. Viviana Charry dijo:

    Con que transacción puedo cancelar el fondo de caja menor? Gracias

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenos días Viviana,

      No entiendo muy bien a que te refieres con cancelar el fondo. Para anular una contabilización del libro de caja, tienes que seleccionar la línea a anular y pulsar el botón “anular línea”, que está debajo de la tabla de operaciones a la izquierda del todo.

      Gracias por participar en el blog,
      Un saludo.

  5. Cele dijo:

    Buenas tardes! muy buen aporte

    existe alguna forma de bloquear el libro de caja de los dias que ya estan arqueados? porque nos sucede que si alguien contabiliza un movimiento en dias jque ya estan arqueados les permite ingresarlo normalmente

    gracias!

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas tardes Cele,

      Me temo que por días no es posible bloquear el libro de caja. Lo que si que puedes hacer es bloquear la contabilización en ciertas cuentas de mayor en la transacción OB52, modificando la variante de periodos. Puedes cerrar el mes para todas las cuentas de mayor, o específicamente para la del libro de caja. Así no permites contabilizaciones en el mismo.

      Espero haberte ayudado y gracias por leernos.

      Un saludo.

  6. Keren zamora dijo:

    como puedo anular un recibo de caja en el sistema cual seria el codigo a utilizar gracias

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenos días Keren,
      Gracias por leer nuestro blog.
      Para anular un movimiento que se haya contabilizado en el libro de caja, en la misma transacción debes seleccionar el apunte a anular, y pulsar el botón de eliminar línea, que se encuentra debajo de la tabla donde se introducen las operaciones. Con esto se generará un contrasiento que anulará el registro que habíamos creado. El saldo de la caja se quedará como antes del asiento, pero quedarán los dos movimientos registrados pero marcados con una equis roja indicando que están anulados.
      Espero que te sirva el comentario.

      Un saludo.

  7. Yessica Pérez dijo:

    Hola Rodrigo,
    gracias por tu publicación.
    Consulta,
    Se ingreso y grabo en la pestaña Ingresos Efectivo un monto el cual no fue contabilizado en el periodo que ya esta cerrado. Se puede anular o grabar en otro periodo.
    Por favor tu ayuda.
    Gracias!
    Yessica

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas Yessica,

      Muchas gracias por tu comentario y por leer nuestro blog.
      En el libro de caja, como pasa con cualquier documento contable en SAP, si ya está contabilizado hay que anularlo y volverlo a contabilizar para poder modificar las fechas. No hay manera de traspasarlo de fechas si no es anulándolo.

      Un saludo

  8. kary dijo:

    buenas tardes como se se carga el saldo inicial?

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas Kary,
      Deberás hacer una operación de ingreso en efectivo contra una cuenta de mayor. Si este saldo lo has sacado de un banco para ingresarlo en la caja, el asiento deberá ir contra la cuenta del banco correspondiente.
      Si es una migración y tu cuenta de caja ya tenía saldo, deberías hacer el movimiento de la cuenta de caja contra una cuenta de traspaso pero en el mismo programa del libro de caja (FBCJ). Nunca debes cargar la cuenta de caja con saldo fuera de esta transacción, porque si no te descuadraría el saldo de la caja.
      Espero haberte respondido.
      Un saludo

  9. Maria Emilia dijo:

    Hola
    Muy buen articulo, pero requiero conocer si existe un reporte de caja chica, que me muestre el saldo por caja chica? tipo los acrredores.

    • Rodrigo Mendaza dijo:

      Buenas María,
      Lo primero muchas gracias por tu comentario y por seguir el blog. En cuanto a reportes específicos estándar para el libro de caja no he visto que exista ninguno. Lo que sí puedes hacer es utilizar un informe de cuentas de mayor (como por ejemplo la FBL3N o la FS10N) y ahí ejecutarlos sobre la cuenta de mayor que has asociado a tu libro de caja.
      Espero que te sirva de ayuda,
      Un saludo.

  10. juan camilo betancur dijo:

    me fue de mucha ayuda, muy claro y muy sencillo, y los ejemplo muy dicientes

    muchas gracias

    • OrekaIT Information Technologies dijo:

      Gracias a ti por participar en nuestro blog.
      Te invitamos a que sigas atento a todas las novedades!
      Un saludo,

  11. juan camilo betancur dijo:

    me fue de mucha utilidad mil gracias

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