En Agosto de 2019 dábamos de alta a nuestro empleado en SuccessFactors, Borja Luque. Tal y como vemos en su perfil de empleado.
Nada más proceder a su contratación, se generaba automáticamente un contingente de ausencias por vacaciones, es de decir, una bolsa de horas que se calculaba tomando como referencia la fecha última del año 31.12.XXXX y la fecha de contratación.
Vemos que su Validez de cuenta, es decir, su periodo de liquidación del contingente tenía una validez hasta final de año.
Tomó 10:48 horas de vacaciones, y aún le quedan pendientes 32 horas generadas en 2019.
Un momento, ¿dices que generó 32 horas en 2019 habiendo sido contratado en Agosto del mismo año?. Sí, sí, pero es que las reglas de acumulaciones las definimos nosotros mismo desde la transacción de business rule y, si, les pusimos a los empleados un contingente la mar de generoso.
Sin embargo, hemos decidido dejar de ser tan buenos y bajar dicho contingente de generación a 2,5 días por mes.
En detalles de cuenta de tiempo, podemos ver, la acumulación de la propia cuenta, es decir, la generación del propio contingente y, las ausencias que ha ido solicitando el propio empleado a lo largo del año.
Nos parece un poco injusto que, llegado el 01.01.2020, las horas que teníamos acumuladas hayan “desaparecido”, bueno, esa no es la palabra ya que hemos visto que siguen ahí, simplemente, no podemos utilizarlas.
Llegados a este punto, nos vemos forzados a hablar de: Time Off Period End Processing o Procesamiento del final de periodo para el tiempo libre si no nos gustan los anglicismos.
¿Y qué es esto? Pues es un término usado en SuccessFactors Employee Central Time Management que nos ayuda a tratar con las actividades de final de año para trasladarlas al siguiente periodo.
- Nos permite trasladar los saldos de cuentas de tiempo antiguas (como la de arriba) a cuentas de tiempo nuevas.
- Nos permite cerrar las cuentas cuya validez hay expirado.
Primer Paso: Creamos una PEP rule.
Empleando un poco de lógica, esta regla nos permitirá llevar los saldos de una cuenta obsoleta a una nueva y cerrar la primera.
Resumimos la lógica de la “Business Rule”:
La primera condición if controla si existe una nueva cuenta de tiempos de transferencia de saldos. Si la respuesta es “no”, actualizamos el saldo pendiente de la cuenta, creando un nuevo detalle que lleve el balance a cero (21:12 horas, en este caso). A parte, se cierra la cuenta existente.
Si la condición es “si”, la lógica de la regla, pondrá el saldo de la cuenta antigua a cero, la cerrará y trasladará el saldo a la nueva cuenta. Ojo, creando un detalle de cuenta, es decir, un registro y no, la cuenta persé.
Segundo Paso: Añadimos la regla al tipo de cuenta de tiempo.
Tercer Paso: Creamos una nueva cuenta de tiempo
Podríamos crear una cuenta a través de una regla automática o manualmente, en este caso, la hemos creado manualmente.
Cuarto paso: Simulación y ejecución PEP
Desde la transacción de Generación de calendarios de tiempo libre podemos simular y procesar la regla PEP que acabamos de crear.
Simulamos nuestra ejecución y nos da error:
Para consultar el error, podemos acudir a nuestro email (Siempre y cuando hayamos configurado un workflow 😉 ).
El error nos comenta que no podemos cerrar la cuenta por un error en la evaluación de tiempos, ya que éste empleado tiene imputaciones sin aprobar/enviar para determinados periodos. Además vemos que no se ha generado ningún saldo disponible.
Dicho esto, tendremos que corregir las imputaciones del tiempos del empleado y relanzar la evaluación de tiempos.
Tal y cómo vemos a continuación lanzamos y autorizamos, los tiempos de nuestro empleado:
Lanzamos y simulamos nuestros calendarios para generar la nueva cuenta de tiempo y cerrar la antigua. Vemos en el log que nos arroja es el correcto:
Por lo que ejecutamos en real:
Vemos como, si vamos a las cuentas de tiempo de nuestro empleado, se ha generado una publicación de cuenta:
Esperamos que este artículo sobre la gestión de saldos en la evaluación de tiempos de SAP SuccessFactors te haya resultado de interés. Puedes dejar tus preguntas en comentarios y las atenderemos lo más rápido posible. Si estás interesad@ en implementar SuccessFactors en la gestión de RRHH de tu empresa, puedes ponerte en contacto con nuestro departamento de SAP RRHH:
