Por qué entre el 25% y el 50% de la gente afirma sentirse saturados o quemados en su trabajo?

No es sólo por el número de horas que trabajamos, sino también el hecho de que pasamos demasiadas horas seguidas con demasiadas cosas a la vez entre manos.

Lo que hemos perdido, sobre todo, son los puntos de parada, los límites y las metas. La tecnología los ha difuminado de forma que ya difícilmente los podemos distinguir. A donde vamos, nuestro trabajo nos sigue, en nuestros dispositivos digitales, siempre insistentes e intrusivos. Es como un picor que no podemos resistirnos a rascar, y haciéndolo inevitablemente aumenta el picor.

Siendo sinceros: ¿respondes a emails durante una conferencia (o incluso a veces mientras tienes una llamada con otra persona)? ¿Llevas tu portátil a una reunión y haces como que estás tomando notas mientras navegas por la red? ¿Comes tu comida en tu escritorio? ¿Haces llamadas mientras conduces, incluso envías mensajes de texto, aunque sabes que no deberías?

El mayor coste – asumiendo que no te estrelles – afecta a tu productividad. En parte, es una simple consecuencia de dividir tu atención, de forma que estás envuelto en múltiples actividades pero raramente te involucras plenamente en una de ellas. En parte, es porque cuando pasas de una tarea principal a hacer otra cosa, estás incrementando el tiempo que te cuesta finalizar esa tarea en un promedio del 25%.

Pero el principal motivo, es porque estás siempre haciendo algo, y estás constantemente consumiendo los recursos disponibles con el paso de los días, de forma que te queda menos disponible con el paso de cada hora.

Esto lo sé por mi propia experiencia. Consigo escribir de dos a tres veces más cuando me centro sin interrupción en un periodo designado a ello y después tomar un descanso de verdad, fuera de mi escritorio. La mejor forma de organizarse para conseguir mayor productividad y un pensamiento más innovador es fomentar la planificación de periodos de tiempo centrados en una tarea tanto como periodos de tiempo más cortos de verdadero descanso.

Si eres un encargado, estas son tres políticas que merece la pena promover:

1. Mantener una disciplina de reuniones: Planifica reuniones de 45 minutos, en lugar de una hora o más largas, de forma que los participantes puedan estar centrados, tomar tiempo después para reflexionar en lo que se ha tratado y refrescarse antes de la siguiente tarea. Empezar todas las reuniones en un momento concreto y finalizarlas en un momento preciso. Insistir en que todos los dispositivos digitales, móviles, pdas estén apagados durante la reunión.

2. Dejar de requerir o esperar respuesta cada momento del día: Esto fuerza a los trabajadores a un modo reactivo, afecta a su atención y les dificulta mantener la atención en sus prioridades. Permíteles cerrar el correo en ciertos momentos. Si se trata de una cosa urgente le puedes llamar por teléfono, pero eso no sucederá muy a menudo.

3. Fomenta el descanso: Crea al menos un momento al día en que animes a los trabajadores a parar de trabajar y tomarse un descanso. Sugiere tomar una clase de yoga a media tarde o tomarse un rato de meditación, organiza un paseo o considera crear una zona de descanso donde tu gente pueda descansar o echar una cabezadita.

También es cosa de cada persona establecer sus propios límites. Considera estas tres actitudes:

1. Haz las tareas más importantes lo primero a primera hora de la mañana: preferiblemente sin interrupción, durante 60 – 90 minutos, con una hora de inicio y de fin claros. Si es posible, trabaja en un sitio privado o con poco ruido. Finalmente, resiste a todo impulso de distracción, sabiendo que tienes un tiempo predefinido de parada. Cuanto más centrado puedas estar, más productivo resultará el tiempo. Cuando termines, toma unos cuantos minutos de descanso.

2. Establece momentos de tiempo para pensar a más largo plazo, creativamente o estratégicamente: En caso de no hacerlo, constantemente sucumbirás a la tiranía de la urgencia. También encuentra un entorno distinto en el que realizar esta actividad – preferiblemente uno relajado y que permita un pensamiento más positivo.

3. Toma unas vacaciones reales y con regularidad: Real significa que cuando estás fuera, tú estás realmente desconectado del trabajo. Con regularidad significa varias veces al año si es posible, incluso aunque algunas sólo sean dos o tres días añadidos a un fin de semana. Las investigaciones recomiendan encarecidamente que estarás más saludable si gastas todos los días de vacaciones y serás más productivo en definitiva.

En el fondo, estas recomendaciones se basan en un solo principio. Cuando estás comprometido con el trabajo, realmente centrado, para periodos de tiempo determinados. Cuando desconectas, te renuevas, realmente descansas.
Publicación original The-Magic-of-Doing-One-Thing-at-a-Time de Tony Schwartz en su blog blogs.hbr.org/schwartz/ donde se pueden encontrar más artículos interesantes.

Tony Schwartz es presidente y CEO de The Energy Project y autor del libro Be Excellent at Anything