SAP FI: Reclamación de facturas de cliente vencidas y no pagadas

En este artículo trataremos de explicar el proceso para reclamar facturas de cliente vencidas y no pagadas mediante el módulo de finanzas SAP FI.

En algunas ocasiones y por diversos motivos, nuestra compañía sufre retrasos en el pago de facturas por parte de clientes. En este escenario, una gestión eficiente por nuestra parte de la reclamación de la deuda vencida puede marcar la diferencia entre el pago o el impago definitivo.

Para ello, el estándar de SAP ofrece la herramienta de Gestión de Reclamaciones, que nos permitirá, de una manera sencilla:

  • Identificar que clientes cuentan con facturas vencidas y no pagadas
  • Asignar procedimientos de reclamación diferenciados para cada cliente o grupo de clientes
  • Realizar una comunicación individualizada con cada cliente, mediante el envío de comunicaciones de reclamación
  • Automatizar el proceso completo de reclamación con la periodicidad adecuada en cada caso, reduciendo al máximo el trabajo manual requerido

Procedimiento de reclamación

El primer paso en la Gestión de Reclamaciones de SAP es crear un Procedimiento de Reclamación adecuado, en la siguiente ruta de Customizing:

Guía de implementación de Customizing SAP
> Gestión financiera (nuevo)
> Contabilidad de deudores y acreedores
> Operac.contables
> Reclamar
> Procedimiento de reclamació
> Definir procedimiento de reclamación

Por defecto, se ofrecen varios procedimientos de reclamación como modelo. Antes de iniciar la creación de un nuevo procedimiento de reclamación, en el menú Entorno > Datos de Sociedad incluiremos la sociedad o sociedades para las que se gestionarán reclamaciones:

SAP FI: creación de sociedades para reclamación de facturas

 

Resumen de sociedades para reclamar facturas vencidas

 

Después, crearemos un (nuevo Procedimiento de Reclamación):

Procedimiento de reclamación de facturas en SAP FI

En la pantalla inicial, los campos más relevantes son los siguientes:

  • Intervalos reclamación en días: intervalo de días entre los diferentes niveles de reclamación
  • Niveles de reclamación (máximo de 9 niveles)

Desde la pantalla inicial, podremos acceder a:

  • Niveles de reclamación: Para una gestión más concreta de los niveles de reclamación
  • Gastos: Se pueden asociar gastos de reclamación para cada nivel, tanto en valor absoluto como en porcentaje
  • Importes mínimos: Se pueden asignar importes mínimos a cada nivel de reclamacíon, de modo que posiciones de importes reducidos no sean reclamables
  • Textos de reclamación: Se asocian los formularios a emplear para el envío de comunicaciones de reclamación a cliente
  • Indicador de CME: Se pueden incluir operaciones CME en la gestión de reclamaciones

 

Actualización del maestro de clientes

Una vez creado el procedimiento de reclamación, y para que un determinado cliente sea incluido en los procesos de reclamación lanzados, habrá que informar el registro maestro de cliente, en:

Datos de sociedad, pestaña Correspondencia, bloque Datos de reclamación, campo Procedimiento reclamación. Transacción FD01 o FD02.

Actualización del maestro de clientes

 

Vencimiento de la deuda

Para que la ejecución del proceso de reclamación proporcione algún resultado, alguna factura debe encontrarse vencida y no pagada. Mediante la transacción FBL5N, podemos comprobarlo:

Transacción FBL5N

 

Proceso manual de ejecución de reclamación

Mediante la transacción F150 – Ejecución de reclamación, accedemos al programa para gestionar las reclamaciones.

Para identificar una reclamación necesitamos dos parámetros:

  • Ejecución el: fecha para la cual se ha planificado la ejecución de la reclamación.
  • Identificador

Una vez identificada la reclamación, se podrán definir el resto de parámetros necesarios:

  • Fecha reclamación: fecha en la que se enviará la carta de reclamación, normalmente coincidirá con la fecha de ejecución.
  • Documentos contables hasta: fecha de contabilización hasta la cual se tienen en cuenta los documentos contables que entran en el proceso de reclamación.
  • Sociedad: sociedades para las cuales se quiere ejecutar la reclamación.
  • Cliente (Restricciones de cuenta): sirve para restringir la ejecución a un cliente o grupo de clientes concreto.

Parámetros a definir

Por otro lado, la pestaña Selección libre da la posibilidad de restringir la ejecución de la reclamación mediante campos de tablas de documentos FI, clientes y proveedores.

Guardados los parámetros, el status de la ejecución será Parámetros actualizados, y ya se podrá planificar la ejecución de las reclamaciones.

Para una ejecución inmediata, en el pop up Planificar selección e impresión, se deberá marcar el flag de Ejecución inmediata.

Flag de ejecución inmediata

 

Una vez planificado y ejecutado el job, se podrá consultar el de la ejecución, y la Lista de reclamaciones.

Lista de reclamaciones

Propuesta de reclamación

 

El status de la ejecución se habrá modificado.

Status de la ejecución

 

Completada la planificación, se imprimirán las reclamaciones.

A modo de consulta prueba, se podrá realizar una impresión de prueba de las reclamaciones con este botón:

Impresión de prueba

 

Mediante el botón Botón 'ver' para impresión de prueba se podrá visualizar la carta que posteriormente será enviada a cliente.

Para completar el proceso, falta imprimir las reclamaciones de manera definitiva. Para ello, pulsamos el botón “Imprimir reclamación“. El status se actualizará.

Cambio de status de la reclamación

 

Una vez realizada la impresión definitiva, se podrá visualizar el ‘Log de impresión’ pulsando el botón correspondiente.

La impresión de las reclamaciones en papel se hará mediante la transacción SP01 – Control de salida, habiéndose generado la orden de spool correspondiente.

Transacción SP01 en la reclamación de facturas

Por otro lado, en el registro maestro del cliente se habrá actualizado la información referente a la fecha de ejecución de la reclamación y el nivel de la misma.

Maestro del cliente actualizado

De esta manera, se habría completado la ejecución de la reclamación, y nuestro cliente habría sido informado de las posiciones vencidas y no pagadas que mantiene con nuestra compañía.

Dos funcionalidades añadidas que automatizarían en gran medida el proceso de reclamación son las siguientes:

  • Envío de comunicación de reclamación a cliente mediante documento adjunto en correo electrónico.
  • Planificación periódica de job, para la ejecución automática de procesos de reclamación a intervalos de tiempo regulares.

Estas dos opciones serán desarrolladas en siguientes artículos.

Mientras tanto, esperamos que en esta explicación paso a paso os hayamos podido ayudar sobre el proceso de reclamación de facturas vencidas y no pagadas en el módulo FI de SAP.

Si necesitáis ayuda en la personalización, mantenimiento o instalación de SAP, podéis contactar con nosotros.

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