Archivado en SAP: Introducción y preparación previa (1 / 3)

En esta serie de artículos hablamos sobre el archivado en SAP. Mostraremos cuáles son los pasos necesarios para archivar y leer registros en SAP.

En el primer artículo veremos qué tipo de objetos se pueden archivar y los pasos previos que hay que dar para que el archivado y su posterior lectura de información funcionen de la manera que queremos.

Llega un momento en el que una tabla de la base de datos puede llegar a contener una enorme cantidad de registros y como resultado las consultas se hacen demasiado largas como para que sean eficientes.

Mediante archivado en SAP, lo que queremos conseguir es que los registros que nosotros deseemos conservar sean almacenados en un fichero desde el cual la información siga siendo accesible. Al mismo tiempo, queremos que esos registros desaparezcan de las tablas de la base de datos para aligerar las consultas.

El archivado puede realizarse de cualquier tipo de objeto:

  • Ventas y Distribución (SD)
  • Gestión de Materiales (MM)
  • Ejecución de logística (LE)
  • Gestión de Almacenes (WM)
  • Mantenimiento de Planta
  • Servicio al Cliente (PM/CS)
  • Planificación de la producción (PP)

Archivado de Orden de Ventas (Sales Order)

Durante esta serie de artículos realizaremos un archivado en SAP de una orden de ventas.

La transacción utilizada para los archivados es SARA.

 Archivado en SAP, transacción SARA

Preparar el archivado

Por defecto SAP nos da unas infoestructuras preparadas para poder mostrar la información una vez archivada.

Existe la posibilidad de crear nuestras propias infoestructuras o modificar las existentes, para los catálogos de campos (field catalogs) que encajen con el tipo de objeto que queremos archivar. Los catálogos de campo queremos utilizar se pueden determinar a partir de la próxima tabla.

Tipo de Objeto Objeto de Archivo Field Catalog
Consulta Cliente SD_VBAK SAP_SD_VBAK_001
SAP_SD_VBAK_002
Cita Cliente
Órdenes de Venta
Devoluciones
Solicitud de nota de crédito
Solicitud de nota de débito
Acuerdo de Programación
Contrato
Contrato Grupal
Entrega Posterior
Entrega RV_LIKP SAP_RV_LIKP_001
SAP_RV_LIKP_002
Entrega Entrante
Documento de facturación detallado del cliente SD_VBRK SAP_SD_VBAK_001
SAP_SD_VBAK_002
Lista de Facturas
Actividad de Ventas SD_VBKA SAP_SD_VBKA01
Solicitud de Compra MM_EBAN SAP_MM_EBAN_001
Orden de Compra MM_EKKO SAP_MM_EKKO_001
Documento de material MM_MATBEL SAP_MM_MATBEL01
SAP_MM_MATBEL02
Documento de factura MM_REBEL SAP_MM_REBEL01
Unidad de manipulación LE_HU SAP_LE_HU
Documento de envío SD_VTTK SAP_SD_VTTK_001
SAP_SD_VTTK_002
Requisitos de la transferencia RL_TB SAP_RL_TB
Orden de transferencia RL_TA SAP_RL_TA
Orden de servicio y mantenimiento PM_ORDER SAP_PM_ORDER
Notificación de servicio SM_QMEL SAP_SM_QMEL
Notificación de mantenimiento OM_QMEL SAP_PM_QMEL
Confirmación de orden y mantenimiento PM_QMEL SAP_PM_RUECK
Orden de Producción PP_ORDER SAP_PP_ORDER001
SAP_PP_ORDER002
Confirmación de orden de producción PP_ORDER SAP_PP_RUECK

Para preparar el archivo de la estructura info hay dos opciones:

Desde la transacción SARA -> Sistema de información ->Customizing
Desde la transacción SARI -> Customizing

Según el tipo de objeto y el objeto de archivo elegiremos la estructura info archivo a modificar.

Archivado en SAP

En este paso elegimos los campos que más adelante queremos visualizar.

SAP, modificar infoestructura

En caso de que hayamos modificado la infoestructura del objeto SAP o creado una nueva, tenemos que activarla pulsando el botón Botón activar.

Si se han realizado modificaciones en la estructura info después del archivado y borrado hay que activarlo de nuevo. Para ello acudimos a la transacción SARI -> Botón status

Archivado en SAP, sistema de información de archivo

Elegimos cualquiera de las dos opciones y pulsamos Botón crear estructuras.

Una vez lista la preparación previa al archivado en SAP, en próximos artículos se continuará con el proceso de archivado y borrado.

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